Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo, khai trương, quảng bá thương hiệu,… là sự kiện quan trọng của mỗi doanh nghiệp, góp phần “đánh bóng” hữu hiệu cho sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của một doanh nghiệp. Vậy nên, để tổ chức nên buổi sự kiện thành công thì những lưu ý khi tổ chức sự kiện là gì? Hãy cùng sự kiện Bsg tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp chính là vấn đề quan trọng, bạn cần đặc biệt lưu ý.

Có thể căn cứ vào các yếu tố để tìm ra được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất:

• Vị trí giao thông thuận lợi
• Không gian phù hợp với loại hình sự kiện
• Sức chứa địa điểm
• Có bãi đậu xe
• Cơ sở vật chất, an ninh đảm bảo
• Các dịch vụ ưu đãi, nhân viên chuyên nghiệp,…

Ngoài ra, bạn cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.

MC dẫn chương trình

Mc được vì là “linh hồn” của sự kiện, một sự kiện có thể thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào cách dẫn dắt không khí sự kiện của Mc. Cần lựa chọn MC dẫn chương trình cho sự kiện một cách kỹ càng, lựa chọn những người có kinh nghiệm, có thái độ, tôn trọng với nghề. 

MC phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng, chu đáo trước khi sự kiện diễn ra. Nhưng trên thực tế, có những trường hợp, MC do bận nhiều công việc quá hoặc do quá tự tin vào khả năng của mình nên không xem trước, dẫn đến những cảnh “dở khóc dở cười”.

Đối với những sự kiện lớn, quan trọng, việc lựa chọn Mc dẫn chương trình cần đặc biệt chú trọng nhiều hơn.

Các ngôi sao và Kols

Ngày nay sự có mặt của các ngôi sao và Kols tại các sự kiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giúp sự kiện thêm hấp dẫn, cuốn hút, mà còn dễ dàng gia tăng được sự ấn tượng đối với khách hàng, các đối tác tham dự. Sự có mặt của họ chính là sức hút, một điểm nhấn cho sự kiện, giúp cho độ nhận diện sự kiện được nhân rộng hơn.

Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc, nếu muốn mời họ thì cần được lên lịch sẵn và mời họ sớm bởi lịch trình của họ khá bận rộn. Và bạn sẽ dễ gặp phải tình trạng “sao” đến muộn quá giờ biểu diễn, hủy lịch đột ngột,… không thể diễn ra theo như kế hoạch ban đầu. Tất cả những điều này bạn đều phải có bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện và rủi ro có thể gặp cùng có sẵn các phương án backup cho trước những tình huống không may xảy ra đó.

Âm thanh ánh sáng 

Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng, âm thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. 

Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu thuê địa điểm, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp.

Sự phối hợp giữa các bộ phần làm chương trình

Để làm nên thành công của sự kiện thì sự phối hợp giữa các bộ phần làm trong chương trình cần được thống nhất kỹ càng.

Co thể một đơn vị tổ chức, nhân sự cung cấp cho sự kiện sẽ không hoàn toàn là cùng 1 đơn vị, có thể là đơn vị trung gian như: Quay phim chụp hình, đội kỹ thuật âm thanh, ánh sáng,… chính vì vậy cần có sự thống nhất trước đó giữa các thành viên, các hoạt động được diễn ra theo như kế hoạch đã sắp xếp ban đầu.

Giữa các bộ phận làm chương trình cần có người điều hành, luôn giám sát tiến độ, đảm bảo công việc được tiến hành thuận lợi, kịp thời xử lý những tình huống phát sinh,.. đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công.

Để sự kiện luôn suôn sẻ và phòng ngừa rủi ro

Cách tốt nhất đối với những người không chuyên về sự kiện, để đảm bảo cho sự kiện được tiến hành suôn sẻ và thành công, phòng ngừa rủi ro đó chính là thuê một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp:

Thuê đơn vị tổ chức sự kiện

Không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức được sự kiện cho riêng mình. Với báo giá sự kiện tốt cho trọn gói, và sự hỗ trợ từ các công ty tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Với sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, các công ty tổ chức sự kiện luôn nắm rõ những quy trình chính trong quá trình sự kiện diễn ra. 

Từ đó, tư vấn và phối hợp với doanh nghiệp thực hiện những công đoạn chuẩn bị nhằm mang đến một sự kiện hoành tráng và thành công. Tuy nhiên, các bạn nên lựa chọn những đơn vị tổ chức uy tín, có chuyên môn để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và làm hài lòng tất cả người tham dự.

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ nắm rõ được các quy trình tổ chức sự kiện chuẩn, cùng trang thiết bị, cơ sở hệ thống hiện đại, đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp,… sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công, giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và tổ chức với chi phí phù hợp.

Trên đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện mà Tổ chức sự kiện Bsg cung cấp đến quý khách hàng, hi vọng sẽ mang lại được những thông tin hữu ích cho các bạn.

Khi có nhu cầu triển khai các chương trình, sự kiện, hội nghị, khai trương… liên hệ với Bsg Event để được hỗ trợ tư vấn trực tiếp.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: