Tổ chức sự kiện trên thị trường hiện nay không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp, nó trở thành công cụ hữu ích cho doanh nghiệp trên thương trường, nếu doanh nghiệp biết tận dụng nó sẽ mang lại được những lợi ích to lớn. Vậy nhưng, để tổ chức sự kiện thành công cần thực hiện theo quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào? Cùng Sự kiện Bsg tìm hiểu nhé!
Quy trình tổ chức sự kiện
Chúng tôi có thể đề xuất một số phương pháp quan trọng cần tuân theo cho bất kỳ sự kiện nào được tổ chức với quy trình như sau:
Xác định chủ đề sự kiện
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện tại tp Hồ chí Minh
Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi: Tại sao bạn lại tổ chức sự kiện này, và bạn hy vọng đạt được điều gì? Bạn muốn truyền tải điều gì?
Nếu bạn biết các mục tiêu chính của tổ chức trước khi lập kế hoạch, bạn có thể đảm bảo rằng mọi phần của sự kiện đều được tối ưu hóa để thành công.
Từ đó, trả lời những câu hỏi khác: Đối tượng tham gia sự kiện? Ngân sách ước lượng cho sự kiện?
Lên ý tưởng cho sự kiện
Khi bạn đã có chủ đề của sự kiện, bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, từ chủ đề hợp thời và hấp dẫn để tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Khi bạn đang suy nghĩ về tên sự kiện, hãy nghĩ về:
Sự kiện của bạn khác với các sự kiện khác trong lĩnh vực của bạn như thế nào?
Bạn hy vọng sẽ truyền tải điều gì thông qua sự kiện này?
Các thành phần chính của sự kiện của bạn là gì?
Tạo khẩu hiệu: Sau khi bạn nghĩ ra tên, cũng cố gắng tạo khẩu hiệu – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, dễ nhớ mô tả sự kiện.
Lên ý tưởng thiết kế logo: tạo ra logo để đại diện cho sự kiện của bạn. Đây là một công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – mang lại yếu tố nhận diện cho sự kiện của bạn trên tất cả các mặt hàng và quảng cáo của bạn (chẳng hạn như áo thun, chai nước, túi xách, v.v.).
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện về các hoạt động trong sự kiện, lên ý tưởng trang trí sao cho nổi bật lên chủ đề chính, truyền tải được thông điệp, để lại được ấn tượng về sự kiện cho khách hàng.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Khi bạn đã biết rõ về tất cả các chi phí và tiến trình liên quan đến sự kiện của mình, đã đến lúc bắt đầu kế hoạch thực sự! Tạo kế hoạch tổng thể cho sự kiện của bạn sẽ đảm bảo mọi hạng mục vẫn đi đúng hướng, cũng như giúp việc phối hợp với các tình nguyện viên và thành viên ủy ban sự kiện trở nên dễ dàng hơn.
Kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn phải bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm việc chuẩn bị các công việc:
Địa điểm, hậu cần và quản lý dịch vụ ăn uống (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
Diễn giả và người thuyết trình (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
Hoạt động và giải trí
Sự kiện công khai và quảng bá trực tuyến & ngoại tuyến, chẳng hạn như trang web & quảng cáo trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
Quản lý nhà tài trợ và đối tác
Quản lý tình nguyện viên và trách nhiệm
Trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy cân nhắc việc tạo ra một lịch trình chi tiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bao gồm thời điểm cần nộp bất kỳ giấy phép hoặc hợp đồng bảo hiểm nào, thời điểm đăng ký kết thúc và tiến trình chi tiết trong ngày. Tất cả sẽ được kiểm soát và thực hiện theo kế hoạch.
Mặc dù có thể trong đầu bạn sẽ suy nghĩ, “Tất cả đều ở trong đầu tôi! Tôi sẽ thực hiện được mọi thứ theo kế hoạch!” tuy nhiên tâm lý này sẽ khiến bạn khó phân công trách nhiệm hơn rất nhiều. Điều này cũng sẽ khiến bạn khó nhớ hơn những gì bạn đã làm cho sự kiện tiếp theo – vì vậy, hãy tự tạo điều kiện cho tương lai của bạn và ghi lại mọi thứ.
Cuối cùng, nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đã chạy các sự kiện trước đó thuộc loại tương tự, thì việc xem lại bất kỳ tài liệu nào tồn tại ở giai đoạn này có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn không thiếu bất kỳ thứ gì.
Tiến hành sự kiện
Khi bạn đã chuẩn bị mọi thứ diễn ra xung quanh sự kiện, tiến hành thực hiện sự kiện theo kế hoạch đã lên trước đó, Kế hoạch trang trí, kế hoạch chuẩn bị đồ sự kiện, kế hoạch âm thanh ánh sáng,… đảm bảo tất cả công việc được diễn ra đúng kế hoạch, có như vậy sự kiện mới có thể diễn ra suôn sẻ và thành công.
Trước khi diễn ra chương trình, công việc setup phải diễn ra xong trước khi diễn ra sự kiện chính thức. Với những sự kiện yêu cầu tính chuyên môn cao, có trình tự, có quy mô,… cần được chạy duyệt trước chương trình để đảm bảo được các hoạt động diễn ra trong sự kiện, nếu xảy ra vấn đề có thể kịp thời xử lý.
Mẫu kịch bản chương trình sự kiện ca nhạc:
| Thời gian | Nội dung |
| 30p | Đón khách
( PG đón khách hướng dẫn khách check-in vào nơi tổ chức ) |
| 5p | MC ổn định, chương trình ca nhạc bắt đầu |
| 5p | Opening dance
( Các vũ công nhảy sôi động 1 bài) |
| 5p | MC chào mừng, giới thiệu chương trình, giới thiệu đại biểu, đại lý |
| 10p | Ca sĩ trình diễn:
|
| 10p | Mc mời khách lên sân khấu giao lưu
Trao quà: Đại diện nhãn hàng. |
| 20p | Ban nhạc trình diễn + giao lưu:
|
| 5p | Vũ doàn nhảy sôi động |
| 5p | Giới thiệu sản phẩm
( Mc giới thiệu – Lên kịch bản giới thiệu riêng phù hợp, ấn tượng) |
| 5p | Game 2
( MC cân đối thời gian) |
| 20p | MC giới thiệu ca sĩ cuối trình diễn:
|
| 50 | MC kết thúc chương trình:
|
Kết thúc sự kiện
Sau khi kết thúc sự kiện dọn dẹp trả lại nơi tổ chức như ban đầu. Truyền thông sau giai đoạn này rất quan trọng, đây chính là dịp để tổng hợp lại thành công sự kiện, thể hiện hình ảnh doanh nghiệp, truyền tải được thông tin tích cực của sản phẩm, doanh nghiệp đến khách hàng.
Một số lưu ý trong quy trình tổ chức sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện hợp lý
Tìm hiểu thêm những lưu ý khi tổ chức sự kiện
Việc xác định chi phí tổ chức sự kiện hợp lý còn tùy vào quy mô mà chủ sự kiện muốn tổ chức, tùy thuộc vào nhiều yếu tố, cân nhắc để đưa ra được những hạng mục cần có trong sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện cần gợi mở để tìm hiểu những hạng mục khách hàng đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đề xuất một kế hoạch ngân sách sự kiện sao cho phù hợp nhất. Một số khoảng chi chiếm tỷ trọng lớn trong một sự kiện có thể kể đến như là: chi phí thuê địa điểm, chi phí ăn uống, chi phí âm thanh – ánh sáng, tiết mục biễu diễn, ….
Không gian tổ chức sự kiện
Không gian tổ chức sự kiện ngoài trời
Việc lựa chọn không gian tổ chức sự kiện cần lưu ý đến các yếu tố để lựa chọn nên phù hợp nhất cho sự kiện của bạn:
- Bãi giữ xe cho sự kiện ngoài trời
- Vị trí giao thông thuận lợi
- Không gian sự kiện phù hợp với số lượng người
- Chủ đề chính của sự kiện lên theo một concept cụ thể phù hợp với không gian sự kiện.
- Có các tiện ích, các dịch vụ đi kèm
Cần tìm hiểu kỹ các yếu tố trên, cân nhắc giữa các địa chỉ cho thuê với nhau, lựa chọn cho mình địa điểm không gian tổ chức sự kiện phù hợp.
Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức là yếu tố quan trọng hàng đầu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Và dĩ nhiên, ngân sách cho hạng mục này cũng tương đối lớn. Nhà tổ chức cần căn cứ vào quy mô và tính chất của sự kiện để lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất. Đối với các sự kiện như họp báo, lễ kỷ niệm, year end party, gala dinner, … địa điểm tổ chức thường là các trung tâm hội nghị, khách sạn lớn.
Vị trí và phân khúc khách hàng cũng nên được cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Các điểm ở xa khu vực trung tâm thường có mức giá thấp hơn nhiều so với các khách sạn ở trung tâm thành phố.
Bsg Event cung cấp quy trình tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng
Tổ chức sự kiện Bsg luôn tiến hành theo quy trình tổ chức event, đảm bảo chất lượng sự kiện đối với khách hàng. Bạn đang muốn tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng, tổ chức sự kiện Bsg chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.
Bạn sử dụng dịch vụ sự kiện của Tổ chức sự Bsg bạn sẽ được nhìn thấy, tiếp xúc với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thái độ làm việc chuyên nghiệp đội ngũ nhân sự của Tổ chức sự kiện Bsg.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding –Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mail: truyenthongbsg@gmail.com