Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bước quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện không thể bỏ qua. Hôm nay BSG Event sẽ chia sẻ cho các bạn về những điều cần biết về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện nhé.
Checklist các chi phí cơ bản cần cho tổ chức sự kiện
Xác định chi phí là một bước chuẩn bị quan trọng trong quá trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Chi phí tổ chức sự kiện sẽ quyết định ngân sách, từ đó ảnh hưởng tới mọi quyết định trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện đó, bao gồm cả việc lựa chọn địa điểm, mua trang thiết bị, lựa chọn concept,… Vì vậy, việc dự trù kinh phí hợp lý và chính xác nhất có thể là một trong những hoạt động mang tính quyết định trong việc tổ chức sự kiện.
Chi phí cho địa điểm
Địa điểm tổ chức của gần như 100% các sự kiện chuyên nghiệp đều tốn chi phí. Doanh nghiệp khi muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cần lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện với ngân sách cho địa điểm bao gồm các chi phí như:
- Chi phí đặt cọc địa điểm
- Chi phí về bảo hiểm
- Chi phí cho bãi đỗ xe, nơi gửi xe (nếu cần)
Chi phí cho các thiết bị, vật dụng
Thiết bị âm thanh, ánh sáng
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng là một phần rất quan trọng của các sự kiện. Khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần dành một phần ngân sách cho các chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng. Các thiết bị này có thể là microphone, màn hình và máy chiếu, quyền truy cập mạng Internet, và các trang thiết bị chuyên nghiệp khác.Những thiết bị này phải được nêu trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
Trang thiết bị khác
Khoản chi phí này bao gồm tất cả những vật dụng, thiết bị cần có trong sự kiện như khăn trải bàn, ghế, sân khấu và trang trí sân khấu, các vật dụng chưa được cung cấp sẵn tại địa điểm tổ chức, và các công cụ để setup cũng như gỡ bỏ thiết bị sự kiện. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần chú ý đến chi phí để vận chuyển các thiết bị, vật dụng dùng trong sự kiện đó.
Chi phí tổ chức
Chi phí marketing
Các chi phí marketing cần chú ý khi tổ chức sự kiện là chi phí cho truyền thông trên các website cũng như truyền thông giấy, các chi phí quảng cáo, các chi phí cho thư mời tham gia sự kiện và quản lý việc đăng ký tham gia sự kiện.
Chi phí lên kế hoạch và tổ chức
Việc tổ chức sự kiện yêu cầu các chi phí nhất định như chi phí cho người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, chi phí cho nguồn nhân lực, chi phí đi lại và các chi phí khác.
Chi phí quản trị
Doanh nghiệp không nên bỏ qua các chi phí cơ bản về quản trị như tiền lương cho nhân lực tham gia vào hoạt động tổ chức sự kiện, chi phí cho kế toán, bộ phận pháp lý và đơn vị tư vấn…
Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ
Đối với việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cho các sự cố và tình huống khẩn cấp, hiện nay chưa có một con số cụ thể nào có thể áp dụng chính xác cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho các sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện.. chi phí dành cho rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.
Một số các loại chi phí khác có thể phát sinh
Chi phí phục vụ đồ ăn, thức uống
Nếu sự kiện của doanh nghiệp có hoạt động nghỉ ngơi, ăn uống cho khách mời thì doanh nghiệp cần dự trù kinh phí cho cả việc phục vụ đồ ăn, thức uống. Các chi phí cho hoạt động này không chỉ là chi phí cho các món ăn hay đồ uống, mà còn có thể là chi phí nhân công dành cho người phục vụ, chuẩn bị món ăn,… Vấn đề này vẫn có nhiều người cho rằng không quá quan trọng nên khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thường không hay đề cập đến. Tuy nhiên bất kì một sự kiện nào diễn ra thì việc dự trù kinh phí đều không nên bỏ qua bất cứ khoản chi phí nhỏ nhặt nào để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng quy trình nhất, minh bạch nhất.
Chi phí cho các tiết mục giải trí
Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí giúp điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả, … Chính vì thế mà trong bảng dự trù kinh phí không thể bỏ qua mục này.
Như vậy là BSG Event vừa mang lại cho các bạn những điều cơ bản cần có trong một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Chúc các bạn sẽ áp dụng được cho mình những điều bổ ích để áp dụng được vào trong những dự án của mình và có được những sự kiện thật thành công nhé!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mail: truyenthongbsg@gmail.com