Tổ chức khai trương trọn gói

• Bạn đang bế tắc ý tưởng chuẩn bị tổ chức khai trương trọng đại?
• Bạn đang khó khăn trong việc tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, uy tín?
• Bạn đang đối mặt với rào cản lớn nhất là ngân sách, không biết có đáp ứng đúng với mục đích hay không?
• Bạn đang gặp trở ngại khi lên kịch bản tổ chức khai trương công ty, khai trương cửa hàng, khai trương văn phòng?

Tổ chức khai trương là một cột mốc rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp,của hàng, shop. Một sự kiện khai trương thành công tạo bước đà đầu tiên, vững chắc để mang lại sự phát triển nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Event khai trương thường dành cho Công ty, Siêu Thị, Cửa hàng, Khách sạn, Showroom, Spa, Nhà Hàng, Quán Caffe,… Giới thiệu mặt bằng mới – địa điểm kinh doanh mới đến với những khách hàng thân thiết hoặc những khách hàng tại địa phương. Việc một sự kiện khai trương là rất cần thiết, và nên lên kế hoạch tỉ mỉ cho các bước tổ chức sự kiện quan trọng này:

Xem thêm: Cách tổ chức khai trương chuyên nghiệp

Kế hoạch tổ chức khai trương cửa hàng, showroom, công ty

Để lên bản kế hoạch cụ thể chi tiết nhất, cần quan tâm tới chi phí đầu tư mà thường là các công ty sự kiện:

• Để có thể lên những hạng mục phù hợp và hợp lý nhất
• Để quá trình thực thi được đơn giản, nhanh gọn
• Lập một kịch bản cụ thể, chi tiết nhất để tránh những sai sót đem lại hiệu quả cao hơn trong quá trình tổ chức.

Các hạng mục cần phải có khi tổ chức lễ khai trương cửa hàng:

Setup trang trí

• Cổng chào
• Băng rôn, banner
• Thiết bị âm thanh ánh sáng
• Dàn dựng sân khấu
• Đội ngũ nhân sự
• Thiết bị cần thiết…

Lên một danh sách cụ thể để quản lý chi tiêu sao cho phù hợp nhất

Phân công công việc cho từng người một để đảm bảo tiến độ và trách nhiệm công việc

Xem thêm: Công việc tổ chức khai trương siêu thị cần chú ý

Trang trí nơi diễn ra buổi lễ

Để đặc biệt gây ấn tượng với khách mời cũng như người tiêu dùng cần phải chuẩn bị:

• Một không gian trang nhã, sạch sẽ, bày trí hợp lý, ấn tượng nhất.
• Một số màu sắc
• Ý nghĩa để bạn chú ý trong quá trình trang trí: đỏ – màu may mắn, vàng- màu tài lộc, cam- màu của sự nhiệt huyết, màu xanh – màu hi vọng..

Khu vực xung quanh địa điểm tổ chức khai trương :

• Treo banner xung quanh địa điểm và dọc nối đi vào nơi tổ chức lễ khai trương cửa hàng
• Treo băng rôn chính ở cổng ra vào
• Dựng cổng chào, nhà bạt không gian và trang trí để đón khách, lãng hoa chúc mừng..

Sân khấu nơi diễn ra sự kiện:

• Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi hai bên, backdrop hoặc màn hình Led
• Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu…
• Vị trí ngồi của khách mời: nước uống, hoa tươi, tên đại biểu, ghế ngồi phải được sắp xếp ngay ngắn…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…

Xem thêm: Tổ chức lễ khai trương như thế nào

Các thiết kế, trang trí cửa hàng, showroom của bạn cần phải nổi bật, ấn tượng, độc đáo nhất để thu hút sự quan tâm của nhiều người.

Chú ý khi trang trí không nên sử dụng nhiều tủ, kệ hoặc trưng bày nhiều đồ vật lên kệ, trưng bày với độ cao phù hợp nhất, các sản phẩm phải được sắp xếp hợp lý để khách hàng có cái nhìn bao quát cả showroom.

Chọn ngày giờ tốt để tổ chức khai trương

Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ. Vì vậy cần chọn được ngày tốt để khai trương. Quý khách cần lưu ý những điểm sau:

• Chọn ngày đẹp phù hợp với việc tổ chức khai trương (đặc biệt tránh những ngày xấu)
• Tránh ngày sung khắc với những người trực tiếp điều hành công ty (các chủ tịch, giám đốc trực tiếp của công ty).
• Chọn giờ hoàng đạo, giờ có thể mời khách hàng của bạn dễ dàng nhất.
• Liên tục theo dõi thời tiết để có phương án thay thế trong trường hợp có các yếu tố ngoài dự kiến.

Đọc thêm các bước tổ chức khai trương hoàn hảo phù hợp cho chương trình của sự kiện.

Danh sách khách mời

– Nên chọn một ngày thuận tiện cho tất cả các khách mời có thể dễ dàng tham gia chương trình mà không cần phải xin nghỉ công việc cá nhân. Cuối tuần sẽ là một sự lựa chọn an toàn để lượng khách mời có thể tham dự đông đảo nhất.
– Đối với những khách mời Vip, cần chú ý đến phần gửi lời mời bằng email hoặc bưu thiếp sao cho trang trọng nhất. Dự trù 1 số lượng khách Vip nhất định để tiện cho việc sắp xếp chỗ ngồi về sau.

Kịch bản của chương trình khai trương

Chào đón khách mời

• Đội ngũ nhân sự PG, PB chào đón khách từ cổng, dẫn khách vào khu vực sự kiện và khu vực chờ có tiệc Teabreak, Tiệc fingerfood  phụ vụ
• Nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
• Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
• Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
• Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…

Khai mạc buổi lễ

• MC voice off từ 2-3 lần mời khách vào vị trí để chương trình được sớm bắt đầu.
• Tiết mục văn nghệ mở màn của nhóm nhảy hoặc DJ nhạc sôi động trên màn Led nhấp nháy.
• MC sẽ giới thiệu khách mời và nêu lên mục đích chính của chương trình.
• Đại diện công ty, đại diện khách mời phát biểu.
• Cắt băng khai trương cùng màn bắn pháo trang kim hoặc pháo điện.
• Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng
• Các màn trình diễn văn nghệ nối tiếp của các nghệ sỹ khách mời nổi tiếng trong khi thưởng thức tiệc trà đã được chuẩn bị sẵn.

Kết thúc buổi lễ

• Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời
• Mời khách vào tham quan Cửa Hàng, Văn Phòng, Showroom mới.
• Mời khách hàng trải nghiệm thực tế những dịch vụ mà công ty muốn giới thiệu
• Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe.
• Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ hơn.

Những lưu ý khi tổ chức khai trương

Thời tiết

• Chuẩn bị sẵn dù che nếu thấy khả năng thời tiết sẽ có mưa.
• Các thiết bị điện phải đặt ở những nơi kín có dụng cụ để che chắn nếu mưa bất ngờ. Luôn sẵn sàng chuẩn bị cho điều kiện thời tiết xấu nhất.
• Chuẩn bị quạt công suất lớn nếu thời tiết quá nóng và lò sưởi ga ngoài trời cho những ngày thời lạnh giá.

Âm thanh

• Chọn âm thanh phù hợp với số lượng khách mời. Âm thanh để biểu diễn nghệ thuật lại càng cần chú ý đến công suất và các thiết bị đi kèm cho các nhạc công như Nguồn điện, Dây Line… Luôn có sẵn những thiết bị dự phòng cũng như thay pin mới cho Mic trước khi chương trình diễn ra.
• Chọn nhạc nền phù hợp với chương trình, backup sẵn trong USB và máy tính kết nối với dàn âm thanh. Chuẩn bị 2 máy tính phòng trường hợp 1 máy bị lỗi đột ngột.
• Chọn người chỉnh âm thanh thực sự có kinh nghiệm. Là linh hồn của chương trình nhưng rất nhiều khách hàng lại không hề để ý đến việc giao trọng trách này cho một người thực sự đủ khả năng với mức giá rẻ.

Các nội dung Text có sử dụng trong chương trình

• Kiểm tra nội dung backdrop trước khi gửi in.
• Kiểm tra nội dung cổng hơi, bóng bay, slide trình chiếu màn hình Led.
• Dặn dò lân sư kiểm tra kỹ hướng chữ để không bị thả ngược

Tất cả nội dung phải được kiểm tra lại trước khi chương trình diễn ra để chắc chắn không có một sự nhầm lần nào dù là nhỏ nhất.

Các phần biểu diễn nghệ thuật

• Rehearsal các tiết mục chính của chương trình.
• Gần thời điểm diễn ra sự kiện, kiểm tra nhân sự PG, Ban Nhạc, MC, Ca Sỹ, Nghệ Sỹ khách mời đã có mặt tại địa điểm khai trương hay chưa? Nếu sát chương trình vẫn chưa đến đầy đủ thì phải có phương án thay đổi timeline hoặc mời các nhân sự backup cho phù hợp.
• Kiểm tra các dụng cụ support nghệ sĩ đã đầy đủ chưa. Đặc biệt là những phần nhạc beat của ca sỹ khách mời, kịch band màn Led cho từng tiết mục.