Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào?

Một sự kiện muốn được tổ chức thành công, để lại ấn tượng đặc biệt,… cần nhiều yếu tố, được thực hiện theo một quy trình bài bản chuyên nghiệp, cần các yếu tố sáng tạo, đảm bảo trình tự diễn ra sự kiện, nội dung chương trình đặc sắc,… Thấu hiểu điều đó, dưới bài viết này, Bsg Event giới thiệu tới các bạn cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho các loại hình sự kiện.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là gì?

Sự kiện chuyên nghiệp chính là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … theo một quy trình làm việc rõ ràng, dự báo được những rủi ro và chuẩn bị được những phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Tổ chức sự kiện nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Từ đó thể hiện được hình ảnh đẹp của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác.

Vai trò tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tổ chức sự kiện thành công là điểm nhấn trong chiến dịch Marketing của công ty, là cơ hội tiếp thị, quảng bá hình ảnh tốt đẹp, thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng và đối tác.
• Tổ chức sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm, giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
• Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp chắc chắn sẽ để lại được ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng, thể hiện được vị thế của doanh nghiệp.
• Tổ chức sự kiện thành công giúp cho khách hàng nhận định được doanh nghiệp, gia tăng khách hàng, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các hình thức tổ chức sự kiện

Xem thêm: Nhạc nền tổ chức sự kiện – lựa chọn số 1

Tổ chức sự kiện ra mắt 

Tổ chức sự kiện ra mắt là gì?

Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới không còn là vấn đề quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp. Đây là một trong những sự kiện đặc biệt quan trọng nhằm giới thiệu, tạo ra nhiều tiếng vang về sản phẩm mới, đem đến ấn tượng đầu tiên dành cho khách hàng.

 Là cơ hội để doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ của mình tiếp cận trực tiếp khách hàng một cách nhanh và tự nhiên nhất.

Tổ chức sự kiện ra mắt phim

Tổ chức sự kiện ra mắt phim giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm phim công chiếu đến khách hàng và bên cạnh đó, đội ngũ truyền thông sẽ giúp một phần đưa hình ảnh sản phẩm của doanh nghiệp đến gần với mọi người trên các báo mạng như (kenh14.vn, dantri.vn,….). Và đây cũng là thời điểm đánh dấu mốc quan trọng của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Họp báo trước khi ra mắt sản phẩm là cách nhanh nhất để bạn có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ của bạn tới các khách hàng, đối tác.

Vấn đề quan trọng trong tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chính là thông điệp được gửi tới qua các kênh truyền thông phải làm sao thu hút, hấp dẫn gây tò mò tới mọi đối tượng.

Tổ chức chạy roadshow

Tổ chức Roadshow hay còn gọi là trình diễn sản phẩm. Đây là cách Marketing để doanh nghiệp quý khách tiếp cận khách hàng một cách vô cùng hiệu quả. Doanh nghiệp của quý khách đang gặp khó khăn trong việc tổ chức Roadshow. Doanh nghiệp quý khách đang muốn thúc đẩy kinh doanh trong thị trường và thâm nhập thị trường

Tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang

Những sự kiện tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang có mục đích chính là để tạo dấu ấn, lăng-xê thương hiệu kinh doanh thời trang của doanh nghiệp một cách rất hiệu quả. Bản thân Show diễn đó cũng đã được nhà tổ chức tính toán, lôi kéo sự chú ý của mọi người bằng những bộ quần áo xa xỉ, đình đám và đặc biệt là những hoạt động của các khách mời ngôi sao nổi tiếng trên hàng ghế khách mời.

Tổ chức sự kiện gala dinner

Sự kiện Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng; khen thưởng và tri ân khách hàng của một doanh nghiệp.

Một bữa tiệc Gala thường bao gồm những hoạt động như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,…giúp gắn kết toàn thể nhân viên, cán bộ với nhau. Đồng thời cũng là dịp để lưu lại hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng và đối tác

Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Cách tổ chức sự kiện thành công, để lại được ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng. Một sự kiện cần được tổ chức với sự chuyên nghiệp, bài bản ở từng công đoạn tổ chức. Thông thường, quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được thể hiện ở các bước:

• Thông tin sự kiện:

Loại hình tổ chức sự kiện

Mục đích tổ chức sự kiện

Đối tượng tham dự sự kiện

Số lượng tham dự sự kiện

Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Ngân sách tổ chức sự kiện

• Lập bản kế hoạch 

Lên ý tưởng tổ chức

Nội dung tổ chức sự kiện

Kịch bản chương trình

Phân chia nhân sự

• Lên checklist các hạng mục 

Lên checklist các hạng mục công việc cần làm, tránh việc bỏ sót

• Tiến hành triển khai sự kiện

Trước khi diễn ra sự kiện cần kiểm tra, setup xong trước sự kiện 1-2 tiếng, thông thường sự kiện diễn ra theo trình tự:

Đón tiếp khách mời

Mc giới thiệu đại biểu

Khai mạc chương trình

Các nội dung chính trong chương trình

Hỗ trợ các hoạt động: game show,…

Sử dụng tiệc sự kiện

Kết thúc chương trình

• Dọn dẹp, quyết toán sau sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

Tùy theo loại hình sự kiện tổ chức, kịch bản được thay đổi linh hoạt nhằm thể hiện được tất cả nội dung sự kiện, truyền tải thông điệp, không khi sự kiện đến với mọi người. 

Xem thêm: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện sau dịch

Kịch bản tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện, nó đảm bảo sự kiện được tiến hành theo tiến độ, đảm bảo diễn ra theo kế hoạch. Để có kịch bản tổ chức sự kiện, cần xác định được thông tin sự kiện trong quy trình tổ chức sự kiện. Từ đó, lên được một kịch bản chi tiết làm nổi bật lên chủ đề của sự kiện đó.

Thông thường, kịch bản tổ chức sự kiện gồm 3 phần: Khai mạc, hoạt động chính và bế mạc, theo mẫu kịch bản sau, tùy theo từng loại hình được thêm thắt thể hiện được chủ đề chính của sự kiện:

Thời lượng	Nội dung
30p	Đón tiếp khách mời, ổn định vị trí
10p	Văn nghệ chào mừng/hoạt động khác
5p	Khai mạc chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
5p	Đại diện lên phát biểu
30p	Diễn ra nội dung chính của sự kiện
20p	Văn nghệ, gameshow
20p	Dùng tiệc nhẹ, giao lưu, trò chuyện
10p	Chụp ảnh kỷ niệm, kết thúc chương trình

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện hiện nay là một công cụ truyền thông hiệu quả quảng bá được hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp tới khách hàng và đối tác. Thế nhưng những sự kiện chia tay nhạt nhòa, thiếu chuyên nghiệp không để lại ấn tượng, cảm xúc cho người tham dự, không đúng mục tiêu ban đầu đặt ra,… có thể có tác dụng ngược lại. Thấu hiểu những điều đó, Bsg event luôn nỗ lực để đưa ra được những phương án tốt nhất phù hợp với loại hình sự kiện của bạn, gia tăng những lợi ích và xúc tiến kinh doanh cho bạn.

Đến với Bsg Event, bạn sẽ được trải nghiệm cách làm việc chuyên nghiệp, quy trình làm việc bài bản rõ ràng, mang đến cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, mang đến sự hài lòng cho bạn, kết quả sự kiện thành công.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: