Hướng dẫn lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện

 Một chương trình  thành công dựa vào nhiều yếu tố : sân khấu, chi phí, khách mời,…và hơn hết là lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn chạy chương trình thuận lợi , quản lý phòng ngừa rủi ro. Tham khảo các bước dưới đây giúp bạn có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết cho chương trình sắp tới của mình.

Xác định mục đích của sự kiện 

Đầu tiên bạn xác định chương trình của bạn tổ chức về sự kiện gì : đám cưới, hội nghị, lễ khánh thành, tiệc cuối năm…, mỗi chương trình đều có các cách thức khác nhau để tổ chức .

Và tổ chức lên để làm gì? để giới thiệu quảng cáo sản phẩm? Để tiệc gặp gỡ?

Mục tiêu: đạt những kết quả gì cần trong buổi sự kiện đấy?

 

6 lưu ý cần thiết khi thiết kế thiệp mời sự kiện

Xác định đối tượng ?

Đây là một bước rất quan trọng, là cơ sở để lập bản kế hoạch tổ chức cho sự kiện. Đối tượng của sự kiện có nhiều thành phần khác nhau. Bạn muốn khách mời tham dự bạn có những ai? Khách mời quan trọng cần thiết phải mời. Bạn cần chắc chắn là những khách mời nào đến tham dự? 

Gửi thư mời trước 5-7 ngày để mọi người chuẩn bị, báo lại vào 1-2 ngày gần nhất 

Ngoài ra đối tượng tham dự : gồm các ca sĩ, đội múa trong lễ mở đầu văn nghệ. Là chương trình cần thiết của mỗi sự kiện 

Xác định thời gian và địa điểm 

Sau khi xác định được khách mời thì bắt đầu chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Các ngày tổ chức đám cưới , Tổ chức khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm…

Hầu hết tất cả mọi người đều chú trọng đến chọn ngày giờ. Chọn ngày nào hợp tuổi với người chủ? Ngày nào đẹp? Thời điểm nào sẽ thu hút nhất? Ví dụ khai trương cửa hàng thì bạn nên chọn cuối tuần là thời điểm mọi người nghỉ ngơi đi mua sắm, thu hút nhiều khách. 

Địa điểm: địa điểm trong nhà hay ngoài trời? Phù hợp với kiểu sự kiện bạn cần tổ chức

Kế hoạch xây dựng chương trình, sân khấu

Sau khi xác định mục đích khách mời, thời gian , địa điểm, thì bước tiếp theo của một bản lập kế hoạch tổ chức sự kiện là xây dựng chương trình sân khấu. Để chương trình thành công thì sân khấu đóng vai trò khá quan trọng:

• Âm thanh, ánh sáng sự kiện cần chuyên nghiệp
• Cách thức tổ chức thu hút : MC, đội ngũ PB, PG, ca sĩ…
• Cần lên kế hoạch kịch bản cần thiết các bước tổ chức trong suốt chương trình
• Đánh giá và xác định những rủi ro

Xem thêm : Bật mí tốp 4 địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ cho sinh viên

Chi phí

Bạn phải cân nhắc bao nhiêu là phù hợp. Khi đã lên kế hoạch tất cả, kiểm tra xem chi phí đã phù hợp chưa để chỉnh sửa.

Trên đây là bản kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo , giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể hơn. Để chương trình thành công và hoàn thiện nhất, bạn chọn công ty sự kiện uy tín  giúp tổ chức chương trình thật hoàn hảo 

Công ty BSG Event chuyên tổ chức sự kiện cho tiệc cưới, lễ khánh thành, khai trương,.. Tất cả các tiệc đặc biệt cho quý khách yêu cầu :

• BSG mang đến cho bạn sự hài lòng nhất với phương châm : “Thành công của bạn là uy tín của chúng tôi”
• Với hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng sân khấu chất lượng
• Cung cấp đội múa lân, ca sĩ , MC, PB, PG cho các buổi khai trương 
• Đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, đội kỹ thuật chuyên nghiệp 

BSG Event công ty chúng tôi chuyên dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp Hà Nội gợi ý bản kế hoạch tổ chức sao cho đầy đủ nhất. 

 Hãy liên hệ cho chúng tôi để có chương trình chất lượng nhất: