Quy trình tổ chức hội thảo hội nghị trong nước

Quy trình tổ chức hội thảo là quy trình mà không phải bất cứ ai cũng nắm rõ và hiểu hết được tầm quan trọng của nó. Tổ chức hội thảo là hình thức sự kiện đã khá quen thuộc hiện nay và góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy doanh số hằng năm của doanh nghiệp thông qua quá trình chia sẻ thông tin và thu thập ý kiến về thương hiệu và sản phẩm từ phía khách hàng, đối tác nhằm thúc đẩy tiếp thị và nâng cao chất lượng sản phẩm. Vậy thì tổ chức hội thảo là gì và quy trình tổ chứ hội thảo như thế nào là đúng quy chuẩn? Hãy cùng Tổ chức sự kiện BSG tìm hiểu qua bài biết dưới đây nhé!

Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là sự kiện được tổ chức thường niên của doanh nghiệp nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng thân thiết và xây dựng đối tượng khách hàng tiềm năng. Trong các hội thảo thường diễn ra các hoạt động chính là thảo luận giữa doanh nghiệp và khách hàng về một vấn đề thực tiễn hay thương hiệu, sản phẩm nhằm thăm dò ý kiến của khách hàng và phát triển mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác tiềm năng. Bên cạnh đó nó còn giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ với khách hàng, cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp.

Các hình thức hội thảo phổ biến hiện nay

Vậy thì có bao nhiêu hình thức hội thảo phổ biến hiện nay và những hình thức đó có đặc điểm gì?

Hội thảo du học

Đây là hội thảo nhằm giải đáp những thắc mắc và trăn trở của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay chi phí sinh hoạt ở nước ngoài. Thông thường hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các doanh nghiệp chuyên về du học.

Banner hội thảo chính là một cách gián tiếp truyền tải thông điệp, nội dung mà hội thảo hướng đến. Banner là cách xây dựng hình ảnh thương hiệu của mỗi cá nhân, doanh nghiệp và cũng chính là thương hiệu của sự kiện. Banner cũng chính là một hình thức cung cấp thông tin về sự kiện hội nghị hội thảo sẽ diễn ra ở đâu, khi nào, thời gian của sự kiện ra sao. Và một điều quan trọng không kém mà banner hội thảo mang lại chính là cho khán giả thấy được những nhân vật quan trọng sẽ tham gia hội thảo, đó chính là những diễn giả, những vị khách đặc biệt quan trọng sẽ thu hút số lượng người tham gia sự kiện đó.

Xem thêm: Kế hoạch tổ chức hội thảo sự kiện chuyên nghiệp

Như vậy có thể thấy banner hội thảo là vô cùng quan trọng trong một quy trình tổ chức hội thảo đúng không nào?

Hội thảo khoa học

Đây là hình thức tổ chức hội thảo nhằm thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức hay cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các nhà khoa học hay các diễn giả sẽ trình bày về các vấn đề về khoa học và cùng nhau thảo luận với những người có cùng chuyên môn về tính thực tiễn của nó. Hội thảo này không mang nhiều ý nghĩa trong việc quảng bá doanh nghiệp.

Workshop

Workshop là một hình thức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức thực tiễn về một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… Bên cạnh các bài thuyết trình của diễn giả sẽ có ví dụ thực tiễn về ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về thông tin và cùng thảo luận với diễn giả. Workshop thường có quy mô nhỏ.

Hội thảo tập huấn

Đây là một buổi hội thảo được tổ chức nhằm chia sẻ các kinh nghiệm, kỹ năng làm việc về một lĩnh vực cụ thể nào đó giữa các cá nhân, các doanh nghệp với nhau. Hội thảo tập huấn thường diễn ra trong một thời gian dài và lớn hơn workshop một chút. Hội thảo tập huấn thường diễn ra với mục đích nâng cao kiến thúc, kỹ năng cho người tham gia hội thảo đó.

Xem thêm: Kinh nghiệm thuê phòng hội thảo tổ chức sự kiện

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Đây sẽ là buổi hội thảo xoay quanh các vấn đề chính và có một diễn giả duy nhất nhằm thảo luận về một vấn đề thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho các hoạt động kinh doanh.

Quy trình tổ chức hội thảo

Để tổ chức sự kiện thành công một chương trình hội thảo hội nghị cần có một quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều này có nghĩa là phải có một kế hoạch chỉn chu cho việc đưa ra quyết định sự kiện đó có được tổ chức hay không? Vậy thì Quy trình tổ chức hội thảo bao gồm những bước gì và thực hiện như thế nào?

Xác định chủ đề

Việc đầu tiên trong quy trình tổ chức hội thảo chính là phải xác định cụ thể và rõ ràng chủ đề của hội thảo. Đây chính là cơ sở để xây dựng ý tưởng, nội dung và các kế hoạch khi tổ chức hội thảo nhằm mang đến hội thảo hiệu quả và thành công.

Với mỗi đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau đòi hỏi người tổ chức hội thảo phải sáng tạo ra những ý tưởng độc đáo nhằm thu hút những đối tượng khách hàng nhất định mà mình muốn hướng tới. Hội thảo có thành công hay không đều phụ thuộc rất lớn vào ý tưởng.

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức trong quy trình tổ chức hội thảo bao gồm:

• Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo.
• Nội dung chính của hội thảo.
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo.
• Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo.
• Đơn vị tổ chức hội thảo.
• Lên danh sách khách mời.
• Chương trình của hội thảo.

Chuẩn bị hội thảo

Bước 1: Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công và quy trình tổ chức hội thảo hoàn thiện không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự.

Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo. Nếu muốn hội thảo của mình nổi bật và thu hút nhiều người quan tâm bạn cần chọn một chủ đề hợp xu hướng để thực hiện truyền thông cho sự kiện.

Bước 2: Xác định quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Bước này cung vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức hội thảo. Hãy xác định quy mô hội thảo mà doanh nghiệp muốn tổ chức và lên kế hoạch về thời gian và địa điểm rõ ràng trước khi tổ chức sự kiện. Nó sẽ hỗ trợ rất lớn cho người tổ chức hội thảo và doanh nghiệp trong việc hoạch định ngân sách và tránh tình trạng lãng phí khi thực hiện tổ chức hội thảo.

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Đây là thời điểm phổ biến khách mời có thể đi dự hội thảo.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo.

Bước 3: Lấy thông tin người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email. Vì vậy không thể thiếu bước quan trọng này trong quy trình tổ chức hội thảo đúng không nào?

Tổ chức hội thảo

Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo: là khâu quan trong trong quy trình tổ chức hội thảo. Trong khâu này không thể thiếu đội ngũ Pg lễ tân hay đội ngũ nhân viên đảm nhận vai trò đón tiếp khách mời. Việc đón tiếp khách mời một cách chu đáo sẽ tạo ấn tượng tốt cho những người tham dự sự kiện, nâng cao sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Xem thêm: Quy đinh tổ chức hội thảo tại Việt Nam

Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện: là một bước cũng không thể thiếu trong quy trình tổ chức hội thảo. Độ thành công của hội thảo, chất lượng, nội dung, mục đích của hội thảo phụ thuộc rất nhiều vào sự điều phối này.

Kết thúc chương trình hội thảo

Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự: là một cách để lưu lại dấu ấn cho khách mời và người tham dự. Điều này cũng thể hiện được đơn vị đứng ra tổ chức hội thảo thực sự quý trọng khách mời và người tham dự. Và tất nhiên trong quy trình tổ chức hội thảo không thể nào thiếu đi việc tặng quà được.

Ghi biên bản hội thảo, thông báo kết luận của hội thảo: việc này thể hiện độ chuyên nghiệp, tính nghiêm túc của chương trình hội thảo.

Xử lý thông tin hội thảo

Đánh giá nội dung hội thảo chuyên nghiệp: việc quan trọng là làm sao để hội thảo nhận được những sự đánh giá, đóng góp từ phía khách mòi và người tham dự. Từ những đánh giá đó để hoàn thiện hơn cho hội thảo diễn ra thành công hơn. Cũng chính là cách để có thể hoàn thiện hơn quy trình tổ chức hội thảo sau này.

Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận: đây là cách để có thể thu thập được những ý kiến của người tham dự để từ đó tổng hợp, đưa ra kết quả thảo luận cũng như hướng tới một giải pháp chung cho mọi người.

Đánh giá hiệu quả hội thảo

Đánh giá phải dựa trên:

• Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
• Kết quả hoạt động truyền thông

Những đánh giá này dựa trên những quan điểm khách quan nhất của người tham dự. Những đánh giá này sẽ là tiền đề để giúp cho việc hoàn thiện quy trình tổ chức hội thảo, tổ chức họp báo cho những sự kiện về sau có thể thành công hơn và hoàn hỉnh hơn.

Như vậy là BSG Event vừa giới thiệu đến các bạn một bài viết thú vị về việc tổ chức hội thảo trong nước, về quy trình  tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, đưa đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.