Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Hội thảo máy giặt cơ hội và giải pháp

Tổ chức hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tinh tế để hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác. Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất, cùng BSG Event tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay nhé.

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.

Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Với 5 hình thức hội thảo phổ biến hiện nay  cùng với  khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện.

Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Hội thảo chuyên đề chuyên môn

  • Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
  • Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
  • Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
  • Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học : chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài…. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
  • Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Quy trình tổ chức hội thảo như thế nào?

Tổ chức hội thảo hội nghị

Xác định chủ đề hội thảo

Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

  • Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
  • Nội dung chính của hội thảo
  • Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
  • Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
  • Đơn vị tổ chức hội thảo
  • Lên danh sách khách mời
  • Chương trình của hội thảo

Chuẩn bị cho hội thảo

  • Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
  • Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như tiệc teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
  • Truyền thông cho sự kiện
  • In ấn tài liệu
  • Phát thư mời cho khách mời.

Tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo

  • Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
  • Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Kết thúc chương trình hội thảo

  • Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
  • Ghi biên bản hội thảoThông báo kết luận của hội thảo

Đánh giá hiệu quả hội thảo

  • Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
  • Kết quả hoạt động truyền thông

Hội thảo máy giặt cơ hội và giải pháp

Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức họp báo thành công

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Lên chủ đề cho chương trình

Một trong những điều quan trọng nhất là cách thức tổ chức hội thảo đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm thường lựa chọn tại các khách sạn tổ chức hội thảo hoặc các trung tâm tổ chức tiệc cưới mới đáp ứng được quy mô của hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

Tiệc finger food sự kiện

Lấy thông tin người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.

Trên đây là các bước tổ chức hội thảo cụ thể để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, đưa đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.66260987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

1
Bạn cần hỗ trợ?