Quy định tổ chức hội thảo tại Việt Nam cần biết

Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những yêu cầu riêng. Quy định tổ chức hội thảo được đặt ra đáp ứng và giải quyết nhu cầu của cả bên tổ chức và những quy định tổ chức chung của nhà nước đối với mỗi sự kiện. Vậy khi tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo tại Việt Nam có những yêu cầu và quy định như thế nào. Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết thắc mắc đó.

Tổ chức hội thảo phải có giấy xin phép

Để tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo cần có những giấy tờ. Hồ sơ những giấy tờ này cần hoàn thiện trước khi sự kiện được diễn ra. Hồ sơ đó bao gồm:

• Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo, cụ thể: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
• Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
• Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
• Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).

Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác. Nếu hội thảo là chương trình liên quan đến môi trường, bạn cần xin thêm giấy phép của Bộ Tài nguyên và Môi trường….

Cơ quan tổ chức thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cần căn cứ vào tình hình thực tế, nội dung hội thảo/sự kiện và các văn bản chuyên ngành điều chỉnh lĩnh vực tương ứng để xác định chính xác những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin cấp phép cho phù hợp.

Đối với những loại hồ  sơ, giấy tờ này, bạn cần trình lên những cơ quan có thẩm quyền của nhà nước để duyệt hồ sơ cho sự kiện. Những cơ quan đó bao gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Như đã phân tích, hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ bao gồm các giấy tờ phù hợp với ngành, lĩnh vực mà nội dung sự kiện, hội thảo hướng đến, và thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp Giấy phép, nội dung hội thảo/sự kiện; thành phần tham gia; nội dung các tài liệu liên quan đến sự kiện/hội thảo.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan, đơn vị (đối tượng) xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền theo các phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng thực hiện phương thức này.
• Nộp qua mạng nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng phương thức này.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định nội dung hồ sơ và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.

Sau khi nhận được hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức có nhu cầu xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo, thì trong một thời gian hợp lý (tùy vào từng lĩnh vực, từng trường hợp cụ thể) cơ quan có thẩm quyền phải xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ thì phải có văn bản để thông báo cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ được biết để điều chỉnh, bổ sung cho hồ sơ hợp lệ.

Khi hồ sơ đã hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo, thẩm định, kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức… và thực hiện cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo. Trường hợp không cấp Giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành có liên quan trước khi quyết định có cấp hay không cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.

Thẩm quyền giấy cấp phép tổ chức hội thảo

Xem thêm: 4 Kỹ năng tổ chức hội thảo cần có

Đối với hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị. Bạn cần nộp cho ai và những đơn vị nào. Thông tin sau sẽ giải đáp điều đó:

Thủ tướng chính phủ

Đối với những Hội nghị, Hội thảo quốc tế cấp cao mà thành viên tham dự hội thảo là những người đại diện cho các nước, vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế, có chức vụ tương đương từ Bộ trưởng trở lên, hoặc những hội thảo có nội dung liên quan đến những vấn đề trọng đại của đất nước (an ninh, quốc phòng, chính trị, tôn giáo, nhân quyền, biên giới, lãnh thổ) hoặc các vấn đề liên quan đến bị mật quốc gia.

Các Cục, Bộ ban ngành có liên quan

Hiện nay, tùy vào từng loại hội thảo, sự kiện thuộc lĩnh vực nào mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cũng được xác định khác nhau, nhưng nhìn chung các cơ quan như Cục Nghệ thuật biểu diễn; Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và truyền thông… sẽ tham gia quyết định/chấp thuận và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo đối với những trường hợp mang tính chất vĩ mô thuộc Bộ và các cơ quan trung ương, hoặc thực hiện trong phạm vi từ 02 tỉnh trở lên hoặc có sự tham gia của yếu tố nước ngoài. Người thực hiện việc tổ chức sự kiện, hội thảo phải căn cứ vào lĩnh vực của nội dung sự kiện, hội thảo dự định tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật để xác định chính xác thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.

Một số ví dụ cụ thể như: Đối với hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thì theo quy định tại Nghị định 79/2012/NĐ-CP, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện xác định như sau:

– Cục Nghệ thuật biểu diễn có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các đối tượng nộp hồ sơ như sau:

Các đơn vị thuộc cơ quan Trung ương như Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – thể thao, Hội văn học, nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình và nhà hát, đoàn nghệ thuật thuộc lực lượng vũ trang; và các doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (nếu doanh nghiệp này mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo sự cho phép của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) và tất cả các trường hợp khác có mời cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.

– Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch có thẩm quyền cấp Giấy phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các đối tượng sau:

+ Các đơn vị thuộc cơ quan Trung ương, như Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – Thể thao, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình, hội Văn học – nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật khi đơn vị này thực hiện việc mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;

+ Doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang khi họ mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại nơi khác với nơi thành lập doanh nghiệp hoặc biểu diễn tại 02 tỉnh, thành phố trở lên.

– Đối với việc tổ chức Hội thảo không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ, thì thủ trưởng các Bộ, Cục ở trung ương sẽ quyết định việc tổ chức hội thảo quốc tế tại cơ quan mình hoặc cấp Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế cho những cơ quan, đơn vị trực thuộc, hoặc tổ chức nước ngoài phù hợp với phạm vi và quyền hạn của mình trong hoạt động quản lý nhà nước.

Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Sở ban ngành liên quan

Đối với việc tổ chức hội thảo, sự kiện, không có yếu tố nước ngoài thì tùy thuộc vào nội dung, lĩnh vực của sự kiện, hội thảo và thực tế văn bản pháp luật của từng địa phương (ví dụ Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh) mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức, sự kiện hội thảo thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở liên quan.

Cụ thể một số trường hợp như: Trong lĩnh vực tổ chức biểu diễn nghệ thuật, hoặc tổ chức trình diễn thời trang thì trong phạm vi tỉnh, thành phố, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật/trình diễn thời trang) được xác định:

– Sở Văn hóa, Thể thao và du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao:

Theo quy định đối với các trường hợp đối tượng nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại Việt Nam là Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – thể thao, Hội văn học, nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình và nhà hát, đoàn nghệ thuật thuộc lực lượng vũ trang thuộc địa phương thì thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ thuộc về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao.

– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

Đối với các trường hợp Nhà hát; Đoàn nghệ thuật; Nhà văn hóa; Trung tâm văn hóa, thể thao; doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; Hội Văn học, nghệ thuật; cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật; Cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình; Chủ địa điểm, hộ kinh doanh tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang thực hiện việc mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang phạm vi địa phương thuộc một tỉnh/thành phố thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thực hiện hoạt động biểu diễn sẽ có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.

Có thể thấy. Sự kiện, hội thảo có thể thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nên trường hợp này người thực hiện việc tổ chức sự kiện, hội thảo phải căn cứ vào lĩnh vực của nội dung sự kiện, hội thảo dự định tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật để xác định chính xác thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.

Để tổ chức một sự kiện hội thảo cần rất nhiều nguồn lực, tổ chức mất rất nhiều thời gian để sắp xếp và bố trí. Giải pháp nhanh chóng và thuận tiện nhất cho bạn đó chính là tìm kiếm một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là sự kiện hội thảo, hội nghị, BSG Event sẽ là một đối tác uy tín, tin cậy để bạn có thể an tâm trao gửi niềm tin, chúng tôi gửi lại bạn sử chu toàn trong từng khâu tổ chức. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận thêm những thông tin chi tiết.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: