Kinh nghiệm tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là một sự kiện mà tất cả các phương tiện truyền thông được mời cùng nhau để đưa tin về một sự kiện, có thể là sự kiện họp báo ra mắt phim, họp báo ra mắt sản phẩm mới, hợp tác chiến lược,… Một cuộc họp báo được tổ chức thành công, là một hình thức quảng cáo hiệu quả cho các chủ doanh nghiệp, sức lan tỏa rộng rãi được nhiều người biết đến. Vậy để tổ chức nên thành công của sự kiện cần chú trọng những yếu tố nào? và lưu ý những điều gì? Hãy cùng Bsg Event tìm hiểu nhé.

Tổ chức họp báo

Xem thêm: Kế hoạch tổ chứ hội thảo

Họp báo trong tiếng Anh còn được gọi là Press Conference, Press là một từ khá phổ biến được dùng nhiều trong ngôn ngữ Anh còn được gọi là báo chí. Theo các thông tin, thì họp báo xuất phát từ nước Anh vào thế kỉ 17, lịch sử ghi nhận ở đây là nơi diễn ra các cuộc họp báo chí tại các phòng kín cho những tổ chức lớn. Hiện nay, loại hình này được áp dụng nhiều hơn, áp dụng cho nhiều loại hình sự kiện hơn, và được nhiều người chú ý.

Tổ chức họp báo được hiểu là tổ chức một sự kiện có sự tham gia của các nhà báo và các khách mời có nội dung liên quan đến chủ đề cuộc họp để tuyên bố trước công chúng về một chủ đề hoặc một sự việc quan trọng nào đó được diễn ra. Cùng đưa ra những câu hỏi, giải trình để cùng tìm hiểu kỹ vấn đề, đưa thông tin về những vấn đề đó. 

Xác định các yếu tố

Đối tượng tham gia

Kols cho sự kiện: Để tối đa hóa sự tham dự của giới truyền thông tại cuộc họp báo của bạn, sẽ có lợi khi có ít nhất một nhân vật nổi tiếng tham gia ( người có sức ảnh hưởng được nhiều người ngưỡng mộ, biết đến trong lĩnh vực sự kiện đang hướng đến). Điều quan trọng là phải lập kế hoạch trước và thông báo đầy đủ cho những người tham gia được mời của bạn.

Đa dạng các đối tượng tham gia: Điều quan trọng là phải thể hiện sự đa dạng của những người tham gia. Điều này sẽ chứng tỏ rằng vấn đề này thu hút được sự quan tâm của nhiều người. Cố gắng thu hút người tham gia từ các tổ chức y tế, tôn giáo, kinh doanh, giáo dục và công dân. 

Địa điểm tổ chức và thời gian

Địa điểm tổ chức họp báo nên chọn địa điểm có vị trí thuận lợi, dễ tiếp cận về việc tìm kiếm, về mặt hình ảnh cho truyền thông, khách mời, . Họp báo thường được lựa chọn tổ chức ở những địa điểm sang trọng, rộng rãi, vậy nên trung tâm hội nghị, phòng họp ở khách sạn là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn..

Thời gian tổ chức họp báo: Tổ chức sự kiện họp báo nên lựa chọn tổ chức vào buổi sáng, tránh tổ chức vào buổi tối, ngày nghỉ, lễ tết. Thời gian lý tưởng tổ chức họp báo từ 10:00 sáng đến 2:00 chiều, phóng viên sẽ dễ dàng đưa tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, đảm bảo tin tức nóng cho sự kiện. 

Lên danh sách khách mời, thông cáo báo chí

Họp báo không thể thiếu các cơ quan báo chí, việc lựa chọn các cơ quan báo chí phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời thì tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham dự càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút và thành công.

Bản thông cáo báo chí trên phương tiện truyền thông cần: Đảm bảo tổ chức họp báo về cái gì, bao gồm ai, ở đâu, khi nào và tại sao. Thông cáo báo chí đảm bảo đầy đủ thông tin, ngắn gọn mà thể hiện được các ý chính, bao gồm tên và số điện thoại liên hệ.

Lưu ý tổ chức họp báo thành công

Xem thêm: Những lưu ý tổ chức hội thảo, hội nghị cần nắm rõ

Trang thiết bị đa dạng hiện đại, được chuẩn bị đầy đủ: Cần chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho chương trình: Micro, âm thanh, ánh sáng, bộ phận giám sát điều chỉnh,… các thiết bị đầy đủ cho người tham gia,… nếu có sự cố gì có thể xử lý kịp thời.

Sắp xếp nơi check-in: Đây là nơi các phóng viên đến check-in và lấy tài liệu, công tác đón tiếp cũng cần được chú ý: có lễ tân đón và hướng dẫn, có bảng chỉ dẫn đến khu vực,…

Giấy phép tổ chức: Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo, tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, bài bản. Rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến cận kề.

Mc sự kiện họp báo: MC luôn đóng một vai trò quan trọng đó là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. MC cho họp báo cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố, nắm rõ được nội dung truyền đạt trong buổi họp báo. Đặc biệt, MC phải thực sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra.

Trên đây là một số thông tin, lưu ý giúp cho các bạn tổ chức họp báo thành công. Bạn đang muốn tìm đơn vị tổ chức họp báo uy tín, chuyên nghiệp, liên hệ ngay cho Bsg Event để được tư vấn, hỗ trợ trực tiếp nhé.

 

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: