Tổ chức event và cách thức tổ chức event thành công

Muốn tổ chức event thành công cần lưu ý rất nhiều yếu tố, trạng thái người thực hiện luôn luôn phải căng não từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình. Dưới bài viết này BSG Event sẽ đưa ra cách thức giúp bạn tổ chức event thành công.

Tổ chức event là gì?

Tổ chức event chính là tổ chức một sự kiện cụ thể, được lên kế hoạch tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn cho đối tượng của mình nhận thức được.

Cách tổ chức event thành công

Cho dù tổ chức một cuộc họp nhỏ hay tổ chức một hội nghị lớn, lập kế hoạch sự kiện là một nhiệm vụ rất lớn! Mọi sự kiện dù đơn giản hay phức tạp đều cần lên kế hoạch và tổ chức chi tiết. Từ việc thiết lập một ngân sách chính xác cho đến việc quảng bá sự kiện của bạn, có một số bước bạn có thể thực hiện để bắt đầu ngay quá trình lập kế hoạch, đi đúng hướng và tối đa hóa thành công cho sự kiện của bạn.

Xác định chủ đề và mục tiêu sự kiện

Trước khi tiến hành sự kiện, bạn cần xác định được chủ đề của sự kiện, bạn muốn tổ chức theo loại hình gì? để kế hoạch có thể tiến hành tốt nhất.

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào, bạn nên xác định một loạt các mục tiêu sẽ hỗ trợ mục tiêu cuối cùng của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu sự kiện:

Tăng 10% đăng ký từ sự kiện trước

Tăng 25% doanh thu từ sự kiện cuối cùng

Nhận 100 đơn đặt hàng trước cho sản phẩm sắp ra mắt

Tăng lượt đề cập / theo dõi / đăng lại trên mạng xã hội trong suốt sự kiện

Tạo hình ảnh thương hiệu tốt đẹp, vị trí thương hiệu.

Việc xây dựng mục tiêu và phạm vi dự án sơ bộ giúp bạn định hình sự kiện của mình và thu hút sự quan tâm của lãnh đạo. 

Lập ngân sách 

Tạo ngân sách là một bước đầu cần thiết trong kế hoạch tổ chức sự kiện giúp làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch của bạn. Ngoài ra, việc thiết lập ngân sách giúp tránh những bất ngờ không mong muốn (như hết tiền trang trí, v.v.). Bạn sẽ thành công hơn nếu vạch ra trước toàn bộ ngân sách của mình, tiếp tục cập nhật khi bạn hoàn thiện và theo sát quy trình.

Dựa trên ngân sách và phạm vi nhu cầu ban đầu của bạn. Bạn nên bắt đầu vạch ra chi phí các đầu hạng mục và chi tiết để hiểu được cách phân bổ ngân sách theo nhu cầu của bạn.

Xây dựng đội ngũ sự kiện

Đối với các sự kiện nhỏ, cá nhân bạn có thể đang xử lý nhiều hoặc tất cả các nhiệm vụ. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn, cần có một đội ngũ nhân sự tổ chức để thực hiện sản xuất hoặc công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện cho thành công nhất.

Xây dựng đội nhân sự theo các phòng ban, hoặc các nhóm theo đầu hạng mục, lên kế hoạch nhân sự để kiểm soát được các hạng mục công việc được tiến hành theo kế hoạch, đảm bảo tiến hành thành công:

Xây dựng đội sự kiện tổ chức event:

Quản lý dự án

Giám sát tất cả các phần chuyển động được mô tả dưới đây, người này chịu trách nhiệm cuối cùng về việc thực hiện sự kiện. Quản lý ngân sách. Chiến lược thúc đẩy. Đưa ra quyết định mua hàng cấp cao nhất.

Địa điểm / tầng biểu diễn

Người này là người liên hệ chính cho địa điểm, các nhà cung cấp, các nhà tài trợ tại chỗ, và các tình nguyện viên và nhân viên tại chỗ: an ninh, nhiếp ảnh và đồ ăn / thức uống. Người này phải hiểu biết lựa chọn đưa ra các phương án địa điểm phù hợp, cũng như nhân sự phục vụ cho event.

Lập lịch trình

Người này lãnh đạo đảm bảo việc phát triển lịch trình sự kiện, làm việc với các diễn giả và đảm bảo lịch trình được cập nhật và thông báo cho các bên phù hợp. Người lập lịch của bạn điều phối các cuộc họp tại sự kiện, đảm bảo công ty sự kiện thực hiện và tiến hành theo kế hoạch.

Thiết kế sáng tạo

Các nhà thiết kế sáng tạo tập hợp tất cả thiết kế trực quan cho các tài liệu in và web cần thiết cho các ấn phẩm online và offline. 

Tiếp thị và Truyền thông

Nhóm này là những người hiểu biết về sự kiện, tạo ưu đãi và chiến lược để thúc đẩy đăng ký, giám sát thương hiệu, giao tiếp với người đăng ký, phối hợp khuếch đại mạng xã hội và quan hệ truyền thông.

Nhóm này đảm bảo khách có mọi thứ họ cần để tận dụng tối đa sự kiện, từ bản đồ, lịch trình, thông tin về người thuyết trình và cách kết nối mạng. Họ xây dựng và cập nhật ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động.

Đăng ký và làm thủ tục

Những người này tự thiết lập đăng ký, làm việc với nhà cung cấp phần mềm, sản xuất và quản lý, tạo báo cáo và đảm bảo quá trình đăng ký (trước sự kiện và trong sự kiện) đang diễn ra suôn sẻ.

Tài trợ

Thành viên nhóm này làm việc để vạch ra không gian gian hàng, bán các cơ hội tài trợ, duy trì mối quan hệ với các nhà tài trợ và khám phá các mối quan hệ của tổ chức cộng đồng, là những người có mối quan hệ rộng rãi, có kỹ năng đàm phán tốt.

Chọn địa điểm và ngày của bạn 

Chọn địa điểm và ngày cho sự kiện của bạn là hai cân nhắc chính sẽ định hình phần còn lại của kế hoạch dự án của bạn. Bắt đầu nghiên cứu địa điểm càng sớm càng tốt. Thị trường tổ chức sự kiện rất đông đúc, vì vậy việc tìm kiếm thời điểm có sẵn địa điểm tổ chức là điều quan trọng. Khi quyết định một địa điểm, bạn cũng sẽ phải xem xét ngày cho địa điểm của mình dựa trên các yếu tố theo mùa như du lịch và chi phí.

Phát triển thương hiệu sự kiện

Từ tên và chủ đề sự kiện cho đến thiết kế trang web sự kiện và giao diện tại chỗ – thương hiệu sự kiện của bạn tạo nên âm hưởng cho sự kiện của bạn. Khi mọi người nghĩ về sự kiện của bạn, bạn muốn một cá tính mạnh mẽ tỏa sáng. Ngoài ra, một thương hiệu sự kiện mạnh cung cấp tầm nhìn và giúp định hướng sự kiện của bạn.

Lập kế hoạch cho chương trình của bạn

Từ chủ đề cũng như mục tiêu của sự kiện bạn cần lên kế hoạch nội dung cho chương trình của bạn được diễn ra theo kế hoạch. Lên kế hoạch khung tổng thể chương trình, lên kế hoạch chi tiết cho kịch bản Mc, lên kế hoạch âm thanh ánh sáng, kế hoạch chi tiết đồ sự kiện,… với những sự kiện có yêu cầu chi tiết, đảm bảo hoàn thành các chi tiết đắt giá trong sự kiện.

Đó không chỉ làm nên thành công của sự kiện mà nó còn là cả tinh thần làm việc có trách nhiệm của một tập thể.

Xác nhận nhà tài trợ, nhà triển lãm và diễn giả

Với những sự kiện cần nhà tài trợ, triển lãm và diễn giả, bạn cần lên danh sách thu hút nhà tài trợ, danh sách dự định sẽ mời các nhà triển lãm, các diễn giả,… và gửi tới họ thời gian phù hợp, đảm bảo được tiến trình của sự kiện.

Và có một đội ngũ quản lý về vấn đề này, xác định được các đối tượng nhà tài trợ, nhà triển lãm và diễn giả,.. cần giữ liên lạc, trao đổi thông tin yêu cầu tới các đối tượng. Nhóm này phải là những người có kỹ năng giao tiếp, có trách nhiệm trong công việc, đảm bảo hoàn thành công việc, chăm sóc tốt đối với các đối tượng.

Xác định và lựa chọn các công cụ công nghệ

Hiện nay sự phát triển của công nghệ 4.0 mang lại cho ta những lợi ích cực kì lớn, dựa trên các nền tảng công nghệ, sự kiện được triển khai một cách dễ dàng hơn. Khi tiến hành lập kế hoạch sự kiện, bạn lên kế hoạch sử dụng công nghệ trong những giai đoạn sự kiện phù hợp, việc tiến hành truyền thông sự kiện trên các nền tảng số, công cụ livestream,… ngày càng được sử dụng rộng rãi,…

Tiến hành sự kiện

Sau tất cả các hạng mục được tiến hành theo kế hoạch, đảm bảo đầy đủ các hoạt động cho sự kiện chính được tiến hành, đây là giai đoạn nghiệm thu kết quả, cần được tiến hành cực kỳ chuyên nghiệp.

Cần setup tất cả công việc tại địa điểm tổ chức xong trước giờ sự kiện ít nhất 2 tiếng đồng hồ, để có thời gian chạy thử trước chương trình đảm bảo thành công của sự kiện.

Người giám sát, cũng như nhân sự trong các phòng ban tiến hành sự kiện, nếu có rủi ro nào xảy ra nhanh chóng báo cáo, xử lý kịp thời để đảm bảo thành công sự kiện.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện, cần thu dọn đồ sự kiện, dọn dẹp sau sự kiện.

Đội ngũ nhân sự cần họp và rút kinh nghiệm trong những lần tổ chức event tiếp theo.

Loại hình tổ chức event planning

• Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
• Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
• Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
• Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
• Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…
• Sự kiện khai trương, khánh thành
• Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
• Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…

Đơn vị tổ chức event uy tín, chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện Bsg hân hạnh là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội. Với kinh nghiệm tổ chức event hơn 5 năm và tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ, cùng đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, năng động chắc chắn sẽ mang tới cho các bạn sự kiện thành công.

Bạn đang muốn tìm đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội uy tín, chất lượng? Hãy liên hệ với tổ chức sự kiện Bsg Event để được tư vấn trực tiếp.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: