Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện là những mẹo dành cho các bạn khi đi đặt, chọn lựa địa điểm cho sự kiện mà mình đang tổ chức và phù hợp với sự kiện mình muốn tổ chức.
Chọn lựa địa điểm
Việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong các hạng mục khá là khó khăn. Đầu tiên chúng ta cùng xem kỹ yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp. Việc đặt ra những câu hỏi về địa điểm là vô cùng quan trọng . Dưới đây là chỉ là một vài trong số những câu hỏi cần được xem xét :
- Chúng ta có cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
- Những điều gì khán giả có khả năng đề nghị?
- Chúng ta cần bao lâu để tổ chức sự kiện và trang trí địa điểm , bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
- Có nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng không ?
Kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện
Nếu công ty của bạn không sở hữu và quản lý một địa điểm hoàn hảo cho sự kiện thì lựa chọn các địa điểm khác bằng cách liên hệ :
- Các cơ quan chính phủ để có thể tìm kiếm, duy trì và tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao,các địa điểm văn hóa và giáo dục.
- Tổ chức trong ngành công nghiệp thể thao và vui chơi giải trí,ngành công nghiệp giải trí tham gia cùng tổ chức sự kiện.
- Tìm kiếm trên Internet trang web giới thiệu về những địa điểm hấp dẫn.
- Liên hệ với các trường học, cao đẳng và các trường đại học để có thông tin cần thiết
- Gọi điện thoại một địa điểm và nhờ họ trợ giúp,có khả năng sẽ giới thiệu bạn đến ai đó có thể .
- Gọi điện thoại quản lý sự kiện kinh nghiệm hoặc quản trị viên lâu năm.
- Thậm chí ý kiến chủ quan, được tìm thấy như là một kết quả nghiên cứu của các địa điểm nên được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Người quản lý địa điểm tổ chức sự kiện nên tạo ra thông tin dữ liệu của riêng mình.
Xem thêm: 30 Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng nhất
Thực hiện thăm qua trang web
Sự tiện nghi
- Có thể đến được bằng phương tiện giao thông công cộng.
- Không xa so với phần lớn người tham gia.
- Gần chỗ nghỉ ngơi cho khách hàng hoặc gần trung tâm mua sắm .
Chi phí
Chi phí của địa điểm cần phải được trong giới hạn trong ngân sách sự kiện. (đã trừ đi chi phí của thiết bị). Đối với những sự kiện lớn:
- Như những kỳ hội thảo
- Olympic thì chi phí càng phải được tính toán chi tiết và cẩn thận.
Thống nhất về giá cả và các điều khoản
Một khi bạn đã xác định một số địa điểm có thể phù hợp
- Bạn là để tham gia vào các cuộc đàm phán với các nhà quản lý địa điểm để có được những thỏa thuận tốt nhất.
- Mặc dù người quản lý địa điểm sẽ có giá chuẩn nhưng bạn đừng nên nghĩ rằng không có cơ hội mặc cả giá xuống, mặc cả cho các dịch vụ phụ.
- Nếu nó quá khó khăn để có được một mức giảm giá , bạn có thể có thể nhận được một số thời gian miễn phí, hoặc sử dụng một phần bổ sung của cơ sở miễn phí hoặc có được quyền truy cập vào thiết bị âm thanh miễn phí, hoặc thậm chí một số nhân viên bổ sung như nhân viên an ninh.
Thực hiện một đặt chỗ và xác nhận
Khi bạn đã chọn địa điểm mà là tốt nhất cho sự kiện của bạn, đó là thời gian để thực hiện một đặt phòng. Mặc dù địa điểm tổ chức sự kiện sẽ đặt phòng qua điện thoại, nó có khả năng rằng bạn sẽ được gửi đi trong vòng một vài ngày. Chú ý đến những thông tin sau :
- Thiết bị đã đặt .
- Ngày tháng và thời gian đặt
- Phải thanh toán khoản
- Các nghĩa vụ hợp đồng khác
- Chi tiết liên lạc của bạn
Sau khi bạn đã ký hợp đồng cùng với một khoản tiền đặt cọc, bạn không bao giờ nên giả định rằng đặt phòng của bạn là an toàn và phải cẩn thận cho đến tuần cuối cùng trước khi sự kiện này.
Check lại lần cuối của việc đặt địa điểm sự kiện
Mục đích của việc này là nền làm vì sẽ có những trường hợp bất khả kháng với địa điểm mà đơn vị quản lý , chủ quản địa điểm đều không mong muốn.việc check này để chắc chắn rằng nếu có sự thay đổi bất khả kháng thì chúng ta vẫn còn kịp timeline điều chỉnh và thay đổi điểm điểm khac.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mail: truyenthongbsg@gmail.com