Kinh nghiệm tổ chức hội thảo trực tuyến qua Zoom

Từ đầu năm 2020 đến thời điểm hiện tại, tình hình dịch bệnh Covid kéo dài làm ảnh hưởng đến mọi mặt hoạt động từ kinh tế, giáo dục, cùng nhiều hoạt động hội thảo tổ chức thường niên. Do đó, hình thức hội thảo trực tuyến qua các ứng dụng như Zoom rất phổ biến và được yêu thích bởi chi phí tiết kiệm và tính tiện lợi, giúp cho nhiều người ở khắp mọi nơi đều có thể tham gia. Sau đây sẽ là một số kinh nghiệm để có thể tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến thành công nhất:

Sử dụng phần mềm Zoom bản quyền:

      Câu hỏi đặt ra là tại sao phải sử dụng phần mềm Zoom bản quyền, câu trả lời sẽ có rõ nếu ta thấy sự khác biệt lớn của phần mềm Zoom basic( tải Zoom miễn phí) và Zoom bản quyền. 

           Zoom basic:

• Giới hạn người tham gia: tối đa 100 người, gây ra nhiều hạn chế cho những hội nghị trực tuyến quy mô lớn.
• Giới hạn thời gian: 40 phút, đôi khi sẽ bị gián đoạn buổi hội thảo 
• Gặp nhiều trục trặc về lỗi phần mềm, khó khăn trong khi hạn chế nhiều tính năng quan trọng

            Zoom bản quyền:

• Hỗ trợ tối đa 1000 người, phù hợp cho cả những hội thảo xuyên quốc gia và có số lượng lớn người tham gia.
• Không giới hạn về thời gian, cuộc họp có thể kéo dài 24/7, sẽ không bị gián đoạn khi đang diễn ra hội thảo trực tuyến.
• Các tính năng luôn được cập nhật và có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ ngay khi gặp trục trặc…

       Cùng nhiều ưu đãi khác mà Zoom bản quyền mang lại sẽ gia tăng hiệu quả của buổi hội thảo, hỗ trợ nhiều tính năng, tùy vào lượng người tham gia mà người đăng ký có thể chọn gói phù hợp và tiết kiệm. 

Sử dụng đường truyền mạng riêng:

       Đường truyền là yếu tố quan trọng đảm bảo sự liền mạch, không gián đoạn cho hội thảo trực tuyến. Khi người đứng ra điều hành cuộc họp bị gián đoạn do đường truyền trong hội thảo trực tuyến, đồng nghĩa với viêc những người tham gia sẽ không được có trả nghiệm trọn vẹn trong cuộc họp. Dù là đường truyền chỉ bị đứt quãng một lúc nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn không chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hãy kéo một đường cáp quang riêng để đạt tốc độ cao nhất, không gây gián đoạn và chuyên nghiệp nhất. 

Test theo kịch bản trước khi sự kiện trực tuyến:

       Dù là một buổi hội thảo online trực tiếp hay trực tuyến thì đều cần chuẩn bị kĩ lưỡng phần kịch bản và phải duyệt qua trước khi chính thức diễn ra. Đầu tiên đó là kịch bản cụ thể, rõ ràng và các yếu tố nội dung đạt yêu cầu. Sau đó, các yêu tố như đầu cầu, kết nối âm thanh, phần hình ảnh…. phải được test kĩ trước khi buổi hội thảo diễn ra. Cuối cùng là sự bố trí hợp lý để mở phòng đúng thời gian để buổi hội thảo được thực hiện đúng như những gì ban đầu đề ra.

Thuê một đơn vị hay công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

         Công ty hay đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy của mỗi buổi hội thảo trực tuyến. Dù là trong trường hợp nào, đội ngũ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp họ sẽ có những đóng góp nhất định, hỗ trợ về cả nội dung, kĩ thuật và vạch ra hướng đi phù hợp nhất. 

BSG Event là công ty tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm, đã tổ chức thành công hơn 800 sự kiện lớn nhỏ, có niềm tin trong lòng khách hàng và châm ngôn uy tín, chất lượng, đem lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng.

• Họ là đơn vị đã có kinh nghiệm, tầm nhìn trong việc tổ chức các sự kiện nên sẽ giúp buổi hội thảo trực tuyến diễn ra thành công nhất. Bắt đầu từ khâu tư vấn, chuẩn bị đến tổ chức đều có sự thống nhất, điều hành và giám sát, đảm bảo nhanh chóng, khách hàng hài lòng.
• Ý tưởng sáng tạo: với ba điều tạo nên sự khác biệt của BSG và các công ty khác : Đẳng cấp- khác biệt- sự thoả mãn, đây chính là tiêu chí sáng tạo mà bên công ty BSG luôn lấy làm châm ngôn. Mọi thiết kế đều đem đến sự mới lạ, phù hợp với tiêu chí khách hàng.
• Chi phí: điều mà khách hàng rất quan tâm, với mức giá hợp lí cùng những thoả thuận, công ty sẽ đưa ra từng mức phí cho các hình thức sự kiện riêng biệt. Hội thảo trực tuyến là hình thức tổ chức vô cùng đặc biệt và cần đội ngũ có kinh nghiệm kĩ thuật cùng hỗ trợ sẽ đem lại hiệu suất cao nhất.
• Việc được hỗ trợ hình ảnh âm thanh sẽ đem lại cảm giác tham gia hội thảo trực tuyến như đang tham gia trực tiếp vậy.
• Đương nhiên, khi có bất kỳ khó khăn trong quá trình diễn ra buổi hội thảo trực tuyến, họ sẽ trực tiếp xử lý, có những giải pháp phù hợp và mang tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc để có kết quả tốt nhất.

        Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức buổi hội trực tuyến, hi vọng những điều trên sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công!