8 bước tổ chức một buổi sinh nhật thành công

Lên kế hoạch cho buổi tiệc sinh nhật là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức tiệc sinh nhật. Một buổi tiệc sinh nhật được lên kế hoạch chi tiết sẽ có thể trở thành một sự kiện chuyên nghiệp, thành công và gây ấn tượng với mọi người. Đối với các công ty, doanh nghiệp tổ chức một sự kiện sinh nhật không chỉ là một sự kiện để kỷ niệm mà còn là dịp để tạo hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp, tạo ấn tượng với khách hàng, đối tác. Vậy làm thế nào để xây dựng được một bữa tiệc sinh nhật chỉn chu, chuyên nghiệp, các bạn hãy cùng BSG Event tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Các bước xây dựng một sự kiện sinh nhật

Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất của việc xây dựng kế hoạch tổ chức sinh nhật chính là lên ý tưởng. Để làm được điều này, trước tiên bạn cần xem xét độ tuổi, sở thích của chủ nhân buổi tiệc. Nếu tổ chức sinh nhật cho bé thì cần mang đến những điều vui tươi, cách trang trí ngộ nghĩnh, đáng yêu. Còn tổ chức sinh nhật cho ông, bà thì cần sự trang trọng, tinh tế hơn.

Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ mục tiêu hướng đến của buổi tiệc sinh nhật để lên ý tưởng phù hợp. Chẳng hạn, nếu buổi tiệc chỉ đơn giản là tạo ra không gian thư giãn cho mọi người thì ý tưởng tổ chức sẽ khác hơn so với buổi tiệc sinh nhật nhằm đánh dấu kỷ niệm đặc biệt.

Bước 2: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức cũng là một trong những bước quan trọng trong cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Theo đó, bạn cần xác định cụ thể ngày và giờ cho buổi tiệc. Điều này sẽ phụ thuộc vào lịch trình của chủ nhân buổi tiệc, tuy nhiên bạn nên ưu tiên tổ chức vào buổi tối. Bởi thời gian này đa số mọi người đều rảnh, có thể tham gia đầy đủ.

Sau khi xác định được ngày giờ cụ thể, bạn cần chọn địa điểm phù hợp. Nếu tổ chức cho cá nhân và không yêu cầu quá cao về không gian thì có thể tổ chức tại nhà. Còn tiệc sinh nhật cho công ty hay sếp thì có thể lựa chọn nhà hàng hoặc khách sạn.

Một lưu ý nhỏ khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sinh nhật là phải đảm bảo không gian đủ cho toàn bộ khách mời. Ngoài ra, nên chọn địa điểm gần trung tâm để mọi người thuận tiện trong việc di chuyển.

Bước 3: Lên danh sách các khách mời

Để đảm bảo bữa tiệc sinh nhật diễn ra trọn vẹn bạn cần lên chi tiết danh sách các khách mời. Nếu tiệc cho cá nhân thì khách mời tham gia thường là đồng nghiệp, bạn bè, người thân quen.

Còn buổi tiệc sinh nhật công ty thì khách mời thường là các thành viên trong công ty, các đối tác hoặc khách hàng thân thiết. Nếu bạn không thể tận tay gửi thiệp đến mọi người thì có thể gọi điện, nhắn tin hoặc gửi thư mời qua email để thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp.

Bước 4: Dự trù ngân sách cho bữa tiệc sinh nhật

Dự trù kinh phí là một trong những bước quan trọng trong cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Với nguồn ngân sách đã đề ra, bạn cần liệt kê danh sách các hạng mục cần có trong buổi tiệc sinh nhật. Sau đó tính toán chi phí của từng hạng mục sao cho sát nhất với thực tế.

Để làm được điều này, bạn cần tham khảo kinh nghiệm của bạn bè, người thân và tiến hành khảo giá ở các cửa hàng, đơn vị cung cấp. Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn biết cách cân đối tài chính để tổ chức buổi tiệc sinh nhật đầy đủ, trọn vẹn và tiết kiệm chi phí.

Bước 5: Chọn bánh sinh nhật

Bánh kem chính là linh hồn của bữa tiệc sinh nhật. Sinh nhật có thể thiếu bóng trang trí, thiếu hoa tươi, thiếu quà nhưng chắc chắn không thể thiếu bánh kem. Đôi khi, chỉ cần một chiếc bánh kem với cây nến thôi là mọi người đã biết đang tổ chức sinh nhật.

Tùy theo chủ nhân của buổi tiệc mà bạn có thể lựa chọn chiếc bánh kem phù hợp. Chẳng hạn, nếu là trẻ em thì nên lựa chọn bánh sinh nhật với các nhân vật hoạt hình dễ thương. Còn đối với người lớn thì nên chọn những chiếc bánh với họa tiết trang trí thanh lịch, đơn giản.

 Bước 6: Chọn menu (thực đơn) tiệc phù hợp

Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật không thể thiếu bước lên thực đơn. Tùy theo quy mô cũng như mục đích tổ chức mà bạn lên menu món ăn sao cho phù hợp.

Chẳng hạn, nếu sinh nhật quy mô nhỏ thì bạn có thể tổ chức tiệc teabreak với các món ăn nhẹ và bánh ngọt. Còn nếu tiệc sinh nhật quy mô lớn thì bạn cần chiêu đãi khách mời bữa tiệc mặn với đầy đủ: món khai vị, món chính, đồ uống và món tráng miệng. Ngoài ra, lên thực đơn cần cân đối với tài chính. Đồng thời, lựa chọn những món ăn hợp với khẩu vị của nhiều người.

Xem thêm: Thực đơn tiệc teabreak

Bước 7: Chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết và trang trí

Để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết như:

• Thiết bị ánh sáng, âm thanh.
• Dụng cụ trang trí sân khấu, khu vực khách mời, khu vực ăn uống…
• Bàn, ghế, hoa trang trí.
• Thiết bị quay phim, chụp ảnh…

Ngoài ra, nếu tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty với quy mô lớn thì bạn cũng cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ để chủ động trong các tình huống phát sinh như: máy phát điện, tấm chắn, ô lớn, thiết bị hỗ trợ…

Xem thêm: Các bước tổ chức sinh nhật cho công ty

Bước 8: Lên chương trình, kịch bản tổ chức tiệc sinh nhật

Đối với những buổi tiệc sinh nhật quy mô lớn và được tổ chức ở nơi sang trọng thì bạn cần lên chương trình và kịch bản tổ chức. Để làm được điều này, trước tiên bạn cần lên danh sách chi tiết các hoạt động và những nội dung mà bạn muốn thực hiện trong buổi tiệc. Bao gồm lời phát biểu, tổ chức trò chơi, văn nghệ, thổi nến…

Sau đó, bạn xác định thứ tự cũng như thời gian dự kiến cho mỗi phần của chương trình. Cần lựa chọn và sắp xếp trình tự các phần logic để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và hấp dẫn.