Kinh nghiệm tổ chức sinh nhật đơn giản, ý nghĩa

Sinh nhật luôn là một sự kiện quan trọng để các thành viên trong gia đình hay một tập thể gắn kết với nhau hơn. Đây cũng là cách để chúng ta bày tỏ sự yêu mến và chia sẻ niềm vui với nhân vật chính của buổi tiệc. Vậy một buổi tiệc sinh nhật đáng nhớ cần chuẩn bị những gì? Làm sao để bạn tổ chức sinh nhật bất ngờ? Bạn đọc hãy tham khảo các thông tin ngay sau đây.

Tổ chức sinh nhật cần chuẩn bị những gì? Hướng dẫn đơn giản

Để có một buổi tiệc thật vui vẻ, ấm cúng và có nhiều kỉ niệm đáng nhớ, chúng ta cần chuẩn bị thật chu đáo và đầy đủ. Đặc biệt, nếu bạn muốn tạo ra những bất ngờ thú vị cho nhân vật chính, các bạn càng cần có sự đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng. Để buổi sinh nhật diễn ra thật thành công, bạn cần chú ý các yếu tố như sau.

Lên ý tưởng tổ chức sinh nhật

Ý tưởng chính là điều đầu tiên chúng ta cần quan tâm đến. Dù là tiệc sinh nhật của gia đình hay tiệc của một doanh nghiệp, việc lên ý tưởng là hết sức quan trọng. Đặc biệt, với các đối tượng là doanh nghiệp muốn tổ chức sinh nhật. Chúng ta cần chú ý đến việc xây dựng những idea thú vị. Cùng với tiệc sinh nhật, có thể kết hợp thêm một số hình thức sự kiện như:

• Tổ chức tiệc sinh nhật kết hợp với teambuilding
• Sinh nhật bằng tiệc công ty tổ chức cùng đợt du lịch của công ty
• Hoặc tiệc sinh nhật tổ chức như một đêm gala đầy hấp dẫn

Từ việc có ý tưởng cụ thể, người tổ chức sẽ dễ dàng lên ý tưởng cho các khâu phía sau, từ vấn đề trang trí cho đến nội dung sẽ triển khai trong bữa tiệc.

Dự kiến số lượng người tham gia

Tùy thuộc vào hình thức tổ chức của buổi tiệc, chúng ta sẽ lên một danh sách các khách mời tham dự cho buổi sinh nhật đặc biệt đó. Nếu là trong gia đình, bạn cần sắp xếp mời người thân trong nhà và bạn bè thân thiết của chính chủ nhân bữa tiệc. Với các doanh nghiệp, khách mời tham dự cần được cân nhắc kỹ lưỡng để phù hợp với tình hình thực tế tại công ty.

Người tổ chức sự kiện sinh nhật cần nhớ, lượng khách mời sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng quà tặng, số bàn tiệc và địa điểm để tổ chức.

Tổ chức sinh nhật ở đâu hợp lý nhất?

Tùy thuộc vào quy mô của buổi tiệc, chúng ta sẽ lựa chọn các địa điểm tổ chức tiệc sao cho phù hợp. Bạn có thể lựa chọn địa điểm tại các nhà hàng, quán cafe, các khách sạn cao cấp hoặc tại những trung tâm tổ chức hội nghị sự kiện.

Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cũng có thể tổ chức tiệc sinh nhật ở ngoài trời như bãi biển, khu resort hoặc các khu du lịch sinh thái. Hay các trung tâm tổ chức sự kiện ở trong khu vực trung tâm thành phố Thanh Hóa. Ngoài ra, các địa điểm quán cà phê, nhà hàng đều có thể tận dụng để thuê không gian tổ chức tiệc.

Xây dựng bàn tiệc

Yếu tố tiếp theo cần được quan tâm để có một buổi tiệc sinh nhật đáng nhớ đó chính là phần tiệc. Ở các buổi sinh nhật, người tổ chức cần chú ý về bàn tiệc. Bàn tiệc cho gia đình sẽ khác bàn tiệc cho các công ty, các tổ chức.

Với gia đình, chúng ta có thể quây quần bên bàn ăn với những món ăn quen thuộc, là sở thích của nhân vật chính. Đối với tiệc sinh nhật của các công ty, bàn tiệc cần có sự chuẩn bị cầu kỳ hơn. Bạn nên lựa chọn những địa điểm phục vụ ăn uống chuyên nghiệp, ngon miệng. Hoặc có thể thuê các đội ngũ đầu bếp từ các nhà hàng để đến chuẩn bị và phục vụ tận nơi.

Lập kế hoạch một số chương trình giải trí nhỏ

Trong buổi tiệc, để khuấy động không khí náo nhiệt hơn nữa, bạn có thể lên ý tưởng một số mini game để mọi người cùng tham gia.

Với tiệc sinh nhật của trẻ nhỏ, chúng ta có thể thuê những người diễn vai chú hề, hoặc các nhân vật hoạt hình. Tổ chức các trò chơi giải đố tặng quà hấp dẫn.

Hoặc với tiệc sinh nhật của các cặp đôi, bạn có thể làm một danh sách các câu hỏi thú vị để các nhân vật chính có thể hiểu nhau hơn. Hay tiệc sinh nhật của công ty, doanh nghiệp, người lên kế hoạch sẽ làm các trò chơi để kết nối thành viên hoặc giao lưu ca hát.

Ngân sách dự kiến cho buổi sinh nhật

Bạn cần phân chia rõ nguồn ngân sách cần chi cho buổi tiệc để dễ dàng quản lý. Chúng ta sẽ có các khoản chi phí cơ bản gồm:

• Chi phí thuê trang thiết bị âm thanh, ánh sáng. Chi phí thuê các phụ kiện trang trí, phí chuẩn bị quà tặng, phần thưởng cho mini game.
• Chi phí thuê nhân sự, gồm có MC điều hành chương trình, các khách mời biểu diễn, đội ngũ quay phim, chụp ảnh và nhân viên support cho sự kiện.
• Chi phí thuê địa điểm để tổ chức sinh nhật. Nếu tiệc tổ chức ở ngoài trời, bạn cần phải thuê địa điểm riêng. Nếu tổ chức tiệc trong nhà, chi phí này sẽ bao gồm các số lượng bàn tiệc.
• Chi phí cho vấn đề ăn uống. Chúng ta cần lựa chọn thực đơn phù hợp, món ăn có thể phù hợp với khẩu vị của đại đa số người tham dự. Bạn không nên tổ chức sinh nhật giá rẻ quá mức, cũng không phung phí lựa chọn đồ quá đắt đỏ.

Và điều cuối cùng chúng ta cần quan tâm là giữ bí mật về sự kiện cho tới phút chót để tạo ra bất ngờ lớn cho các nhân vật chính. Hy vọng rằng qua các thông tin chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sinh nhật từ BSG Event này, các bạn sẽ dễ dàng để tạo ra những buổi tiệc thật ý nghĩa và đáng nhớ.