Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm công ty hoàn hảo

Tổ chức kỷ niệm thành lập công ty là một sự kiện có ý nghĩa cực kỳ đặc biệt đối với doanh nghiệp, vậy nên, đối với sự kiện này cần lên bản kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm công ty hoàn hảo đối với từng hạng mục cho chương trình, đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công, là một dấu ấn tiếp theo trên chặng đường phát triển của doanh nghiệp.

Ý nghĩa tổ chức lễ kỷ niệm công ty

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty mang nhiều ý nghĩa:

Xem thêm: Tổ chức sự kiện trọn gói theo yêu cầu

Tổng kết lại quá trình

Đây là dịp để doanh nghiệp tổng kết lại quá trình hoạt động, nhìn lại những khó khăn, những hoạt động mình đã đi qua. Đây còn là dịp để doanh nghiệp tri ân khách hàng, đối tác, cảm ơn sự gắn bó của nhân viên với công ty.

Văn hóa doanh nghiệp

Đây cũng là một dịp có thể thể hiện được văn hóa, phong cách làm việc của doanh nghiệp. Lên kế hoạch tổ chức các hoạt động, kế hoạch trang trí lồng ghép, thể hiện được tác phòng làm việc, văn hóa làm việc,… là hình ảnh đẹp để lại trong mắt đối tác, khách hàng.

Đề ra mục tiêu

Với sự kiện mang ý nghĩa hết sức lớn lao này, doanh nghiệp còn có cơ hội đặt ra cho mình những mục tiêu, động lực tiến bộ trong tương lai như:

Duy trì những hoạt động tốt đẹp đang có và cải thiện những gì chưa tốt.

Duy trì nâng cao thái độ, tinh thần trách nhiệm của toàn thể cán bộ nhân viên.

Đề ra mục tiêu hoạt động trong tương lai, nâng cao hình ảnh dịch vụ của doanh nghiệp.

Truyền thông hiệu quả

Tổ chức buổi lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp chính là cách pr hiệu quả, cùng với lối làm việc chuyên nghiệp, với lối sáng tạo, tổ chức nên buổi lễ kỷ niệm thật rực rỡ và sáng tạo, tạo dấu ấn sự kiện cho doanh nghiệp.

Các hoạt động diễn ra trong buổi lễ, các hình ảnh, video,… chính là hình thức quảng cáo, thể hiện được hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp một cách tinh tế và hiệu quả.

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

 Xác định chủ đề của buổi lễ kỷ niệm

Điều đầu tiên, bạn cần xác định được đó là chủ đề của buổi lễ: Kỷ niệm bao nhiêu năm thành lập, từ đó lên kế hoạch tổ chức, trang trí phù hợp

 Mục đích, mục tiêu của sự kiện

Đối với bất cứ sự kiện nào, trước khi tổ chức cũng cần xác định lại mục đích và mục tiêu cơ bản để định hướng cho toàn bộ quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Thông thường ở bước này, bộ phận tổ chức sẽ trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo công ty để hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần đạt được trong sự kiện.

Xác định quy mô tổ chức, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Từ việc xác định chủ đề, mục tiêu của sự kiện, ngân sách hiện có, bạn sẽ xác định quy mô tổ chức, thời gian, địa điểm và thành phần tham dự.

Để công tác tổ chức được diễn ra suôn sẻ bạn cần lên tất cả kế hoạch cho địa điểm, thòi gian diễn ra các hoạt động cho các thành phần tham dự. Để tạo ấn tượng, bạn cần các ý tưởng độc đáo, sáng tạo cho buổi lễ. Lên kế hoạch chuẩn bị cho các khâu trang trí, bố cục buổi lễ, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời.

 Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện

Tùy vào quy mô và đối tượng tham dự sự kiện, công ty có thể lựa chọn hình thức tự tổ chức với quy mô nhỏ và trong phạm vi nội bộ. Tuy nhiên, do tính chất và ý nghĩa quan trọng của sự kiện này, đa phần các doanh nghiệp thường phối hợp với các agency để tiết kiệm nguồn lực (thời gian, chi phí…). đồng thời, đảm bảo hạn chế các rủi ro có thể xảy ra để chương trình diễn ra được thành công tốt đẹp.

Truyền thông cho sự kiện

Xem thêm: Kinh nghiệm thiết kế ấn phẩm lễ kỷ niệm thành lập công ty

Có nhiều hạng mục cần chuẩn bị truyền thông cho sự kiện hiệu quả: Từ trước sự kiện, trong sự kiện và sau hoạt động sự kiện.

Lên kế hoạch thiết kế ấn phẩm truyền thông cho sự kiện: thư mời, logo sự kiện, backdrop sự kiện, banner standee sự kiện,… các hoạt động: Gửi thư mời, thông cáo báo chí cho sự kiện đến việc đăng tin tức trên các phương tiện truyền thông.

Bên cạnh các hạng mục truyền thông quen thuộc: banner, cờ,… còn có các kênh tuyền thông trực tuyến doanh nghiệp có thể tận dụng như quảng bá trên website, mạng xã hội, trang thông tin truyền thông trực tuyến,… bằng nhiều hoạt động, chiến dịch khác nhau.

 Xác định số lượng, thành phần và gửi thiệp mời

Gửi thiệp mời là một hoạt động quan trọng trong phần truyền thông, nó như là lần gián tiếp gặp gỡ đầu tiên đối với khách hàng đến với sự kiện. Vậy nên công tác thiết kế thiệp mời cần được chú trọng, thiệp mời cần đồng bộ với ấn phẩm sự kiện, được thiết kế sáng tạo, độc đáo.

Cùng với nội dung và yêu cầu những chú ý đặc biệt nhất. Bạn cần chuẩn bị bài viết trong thiệp mời sao cho cô đọng và đầy đủ ý nhất, sau khi thiết kế xong thiệp mời và có cụ thể ngày giờ, địa điểm tổ chức cho buổi lễ, cùng với danh sách khách mời cho buổi lễ bạn cần bắt tay ngay vào viết nội dung thiệp mời sao cho phù hợp với tiến độ chương trình. 

Công ty cũng nên gửi giấy mời cho nhân viên để thể hiện sự tôn trọng. Còn đối tác hay khách mời của công ty nên chủ động mời sớm hơn trước 01 đến 02 tuần, để khách hàng có thể sắp xếp thời gian đến với buổi lễ kỷ niệm công ty. 

Nhân sự tổ chức cho sự kiện lễ kỷ niệm

Xem thêm: Nhân sự sự kiện chuyên nghiệp

Để buổi lễ cho sự kiện được thực hiện chỉn chu, sôi động với những tiết mục đặc sắc, được tiến hành theo kế hoạch, cần lên kế hoạch chuẩn bị nhân sự: 

• Mc chương trình
• Nhân sự cho các tiết mục, hoạt động: Ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa,…
• Nhân sự quay phim, chụp hình sự kiện
• Nhân sự khác: Pg sự kiện, nhân sự phục vụ tiệc, nhân sự hỗ trợ nội dung chương trình

 Timeline cho từng hạng mục công việc trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện

Công tác chuẩn bị trước sự kiện là công tác lâu nhất và cần đầu tư thời gian nhiều nhất, về mặt này cần đảm bảo kế hoạch được lên chi tiết, đầy đủ các hạng mục cần thiết cho buổi tiệc.

Trước khi diễn ra sự kiện cần tổ chức setup xong trước sự kiện một khoảng thời gian, và có thời gian để chạy duyệt trước chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công theo kế hoạch.

Khung chương trình mẫu:

Thời lượng	Nội dung
60p	Lễ tân tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến khu vực check-in
5p	Ổn định chỗ ngồi cho khách mời
10p	Văn nghệ chào mừng
5p	Khai mạc, MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
5p	Đối tác, khách mời phát biểu chúc mừng.
10p	Đại biểu phát biểu và nghi thức chúc mừng lễ kỷ niệm công ty.
5p	Nâng ly chúc mừng và bắt đầu buổi tiệc.
60p	Dùng tiệc
20p	Văn nghệ và gameshow
	Chụp ảnh lưu niệm và bế mạc chương trình

Tổng duyệt chương trình sự kiện lễ kỷ niệm

Để buổi lễ được tiến hành theo kế hoạch và không mắc phải những sai sót không cần thiết, bạn nên tổng duyệt chương trình sự kiện lễ kỷ niệm trước khi diễn ra theo khung chương trình, kế hoạch trước đó.

Đơn vị tổ chức sự kiện Bsg

Xem thêm: Tổ chức sự kiện công ty chuyên nghiệp

Đến với Tổ chức sự kiện Bsg, doanh nghiệp sẽ được phục vụ tận tình, chu đáo tất cả mọi khâu tổ chức. Từ việc lên ý tưởng, chủ đề, lên kế hoạch đến việc thực thi, tổ chức. Tổ chức sự kiện Bsg cam kết và đảm bảo sự kiện của quý khách luôn được giám sát, điều hành tổ chức một cách suôn sẻ và hoàn hảo nhất.

Không những thế, doanh nghiệp còn được lựa chọn những gói dịch vụ trọn gói:

• Tổ chức sự kiện trọn gói
• Cung cấp thiết bị trọn gói, 
• Tiệc sự kiện, 
• Quay chụp sự kiện, 
• Trang trí sự kiện,…

lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm công ty nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm được tối đa chi phí. Liên hệ ngay đến Tổ chức sự kiện Bsg để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất nhé!

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: