Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho lễ kỷ niệm

Trong một doanh nghiệp, lễ kỷ niệm là sự kiện được tổ chức để đánh dấu cột mốc quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một cách để công nhận và tri ân cho những thành công, đóng góp và nỗ lực của các cá nhân, nhóm làm việc hoặc toàn bộ tổ chức.

Lễ kỷ niệm trong doanh nghiệp có thể liên quan đến các dịp như ngày thành lập công ty, các phòng ban hay các chi nhánh; ngày ký hợp đồng quan trọng; kỷ niệm ra mắt sản phẩm mới; kỷ niệm năm làm việc của nhân viên;  kỷ niệm đạt được mục tiêu doanh số; hoặc các sự kiện quan trọng khác trong quá trình phát triển doanh nghiệp.

Việc tổ chức lễ kỷ niệm là vô cùng quan trọng, bởi lễ kỷ niệm không chỉ mang tính chất tưởng nhớ mà còn có tác dụng tạo ra một bầu không khí vui vẻ, tăng cường tinh thần đồng đội, gắn kết nhân viên và thể hiện sự biết ơn của doanh nghiệp đối với những cống hiến và đóng góp của các thành viên. Bên cạnh đó còn giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo động lực cho nhân viên, tăng cường lòng cam kết và sự hài lòng trong công việc và nâng cao hình ảnh cũng như uy tín của doanh nghiệp 

Và để tổ chức một buổi lễ kỷ niệm thì doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì, hãy cùng theo dõi bài viết sau của BSG Event nhé.

Xác định mục tiêu và ý nghĩa của buổi lễ kỷ niệm

Đầu tiên doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu và ý nghĩa của buổi lễ, bao gồm: Mục tiêu của buổi lễ là gì? (Mục tiêu có thể là tôn vinh thành tựu, tạo động lực cho nhân viên, gắn kết đồng đội, hoặc tạo dịp giao lưu và tạo quan hệ tốt với các đối tác và khách hàng) Kỷ niệm cái gì? Doanh nghiệp mong muốn truyền tải thông điệp gì qua buổi lễ ? Các lễ kỷ niệm sẽ được tổ chức khác nhau tùy theo mục đích của buổi lễ, chính vì thế chỉ khi đưa ra được các câu trả lời chính xác thì doanh nghiệp mới có thể tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình tổ chức một lễ kỷ niệm.

Lên kế hoạch chi tiết cho lễ kỷ niệm

Sau khi đã xác định rõ mục tiêu và ý nghĩa thì doanh nghiệp cần lên kế hoạch một cách chi tiết cho buổi lễ kỷ niệm này. Kế hoạch có thể bao gồm:

– Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm.

– Dự trù kinh phí cho lễ kỷ niệm.

– Lập danh sách khách mời.

– Lên kịch bản cho chương trình lễ kỷ niệm.

– Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho lễ kỷ niệm. Các dụng cụ này có thể bao gồm   

     + Hệ thống âm thanh, ánh sáng.

     + Sân khấu, backdrop.

     + Trang trí: bóng bay, hoa, hashtag,…

     + Quà tặng cho khách mời: sổ, bút, sản phẩm của chính doanh nghiệp,…

     + Đồ ăn, nước uống,….

– Phân công nhiệm vụ, sắp xếp nhân sự.

Tuyên truyền và quảng bá lễ kỷ niệm

Việc tuyên truyền và quảng bá cho lễ kỷ niệm của doanh nghiệp hay công ty là vô cùng cần thiết. Bởi khi doanh nghiệp tuyên truyền thì buổi lễ sẽ được nhiều người biết đến hơn, không những thế, đối với các buổi lễ mang tính nội bộ sẽ góp phần làm cho nhân viên trở nên tò mò và hào hứng hơn, đây là một hiệu ứng vô cùng tốt đối với buổi lễ. Việc tuyên truyền có thể bao gồm việc gửi thiệp mời cho khách mời, nhân viên; hay quảng bá lễ kỷ niệm trên website, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác.

Tổng duyệt chương trình

Bất kể một chương trình hay sự kiện nào cũng cần phải tổng duyệt ít nhất một lần trước ngày sự kiện diễn ra, việc tổng duyệt này sẽ giúp cho mọi người nắm bắt rõ timeline chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Bên cạnh đó, việc tổng duyệt trước sẽ giúp sự kiện tránh được nhiều rủi ro nhất có thể và sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ hơn.

Tổ chức lễ kỷ niệm

Khi đến ngày lễ kỷ niệm diễn ra, doanh nghiệp cần thực hiện các bước và các công đoạn theo kế hoạch trước đó, làm theo đúng timeline kịch bản đã được duyệt. Và trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ khá là lộn xộn, nên doanh nghiệp cần đảm bảo tốt công tác an ninh trật tự cho buổi lễ. Và khi sự kiện chính thức diễn ra sẽ luôn có những rủi ro, bất trắc mà ta không thể lường trước được, chính vì vậy cần có một người có thể bao quát sự kiện và giải quyết vấn đề khi cần thiết.

Các công tác sau lễ kỷ niệm

Bất cứ sự kiện nào cũng đều sẽ có công tác hậu kỳ, và công tác hậu kỳ của một buổi lễ kỷ niệm sẽ bao gồm việc gửi thư cảm ơn đến với khách mời (có thể kèm theo quà tặng) và tiến hành đánh giá, nhận xét và tổng kết kinh nghiệm, điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra các bài học khác nhau, từ đó có thể cải thiện tốt hơn cho các sự kiện lần sau.

Và nếu bạn đang có ý định tổ chức lễ kỷ niệm cho công ty hay doanh nghiệp thì đơn vị Tổ chức sự kiện BSG là một trong những sự lựa chọn lý tưởng. Tại đây, khách hàng sẽ được:

• Tư vấn về các phong cách thiết kế, trang trí phù hợp với địa điểm tổ chức.
• Hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên ý tưởng, mua sắm vật tư, vận chuyển,…
• Xây dựng phương án backup cho sự kiện khi gặp rủi ro.
• Hợp đồng minh bạch, rõ ràng.
• Báo giá dịch vụ nhanh chóng, hiệu quả.
• Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình.
• Giá thành dịch vụ phù hợp, cạnh tranh trên thị trường.
• Cung cấp các dịch vụ trọn gói và dịch vụ liên quan như: Cho thuê đồ sự kiện, cung cấp tiệc sự kiện, quay chụp sự kiện, trang trí sự kiện, …