Cách chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cần biết

Địa điểm tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố tạo nên thành công cho một sự kiện hội thảo hay hội nghị quan trọng. Đặc biệt, với quy mô và tính chất hội thảo cần đáp ứng yếu tố sang trọng. Tuy nhiên việc lựa chọn một địa điểm tổ chức hội thảo không phải là dễ dàng vì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Hãy cùng tổ chức sự kiện BSG tìm hiểu về cách chọn địa điểm tổ chức hội thảo lý tưởng qua bài viết dưới đây nhé!

Chọn lựa địa điểm phù hợp

Địa điểm chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện. Một sự kiện sẽ hoàn toàn thất bại khi bạn chọn sai vị trí tổ chức, có thể nó quá xa sẽ cản trở việc tham dự của khách mời.

Quy mô hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Điều này phụ thuộc nhiều vào tính chất của hội thảo. Một vài địa điểm thích hợp là: hội trường cơ quan, phòng họp lớn của cơ quan, các trung tâm tổ chức sự kiện,… Các hội thảo có quy mô lớn bắt buộc phải tổ chức ở ngoài trời.

Đối tượng khách mời tham dự sự kiện

Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo bạn cần biết được đối tượng khách mời cho sự kiện này là ai? Nếu khách mời là những người sang trọng giàu có thì địa điểm bắt buộc phải là những resort, khách sạn cao cấp. Nếu là bà mẹ và trẻ em thì nên chọn khu vực gần công viên, giải trí để thu hút đối tượng bạn đang hướng đến.

Quá trình khảo sát địa điểm ở những trung tâm hội nghị, bạn cần xem xét vị trí địa lý, xem giao thông đi lại có thuận lợi không, địa điểm có dễ dàng tìm kiếm cho người tham gia không.

Với những hội nghị được tổ chức trong nhiều ngày, ngoài khu vực sự kiện, bạn cũng cần lưu ý lựa chọn địa điểm gần với những nơi lưu trú cho những khách ở xa và các địa điểm ăn uống lân cận.

Thông tin về địa điểm tổ chức hội thảo

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, bạn cần quan tâm đến các dịch vụ hỗ trợ xung quanh của nơi đó. Ví dụ như hội thảo của bạn kéo dài trong nhiều ngày, hãy so sánh giá của tiệc ngay tại sự kiện của địa điểm tổ chức với những dịch vụ ăn uống, nhà hàng bên ngoài, gần với địa điểm của bạn, xem bên nào phù hợp với phần đông người tham gia, chi phí nào hợp lý để đưa ta quyết định.

Nếu như buổi hội thảo, hội nghị có quy mô lớn và nhiều hạng mục liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và thỏa thuận với mức giá phù hợp nhất.

Những quy định tại nơi thuê địa điểm tổ chức hội thảo

Tùy vào từng nơi sẽ có các quy định riêng như: quay phim chụp ảnh, giấy phép tổ chức, giới hạn độ cồn, trang trí banner,…bạn nên chú ý để tránh không bị phạt.

Chất lượng âm thanh là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình của buổi hội nghị. Do đó, việc khảo sát và kiểm tra các dụng cụ từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu, bàn ghế,… và những dịch tích hợp kèm theo cũng là điều bạn cần thực hiện cẩn thận để đảm bảo sự kiện của mình được diễn ra một cách suôn sẻ.

Thông thường hội nghị diễn ra thường có tiệc tea – break trong thời gian giải lao. Do đó, bạn cần kiểm tra địa điểm có những loại bàn, thức ăn và đồ uống có phù hợp không. Hay về phong cách phục vụ của nhân viên trong nhà hàng cũng là điều bạn cần đánh giá.

Thời gian để setup địa điểm

Khi thuê một địa điểm điều chúng ta cần thương lượng là có nhiều thời gian để set up như dựng sân khấu, treo các bandrol, trang trí từng khu vực…

Bạn sẽ có từ nửa ngày đến một ngày để làm công tác chuẩn bị tất cả. Nếu địa điểm bạn chọn quá hot thì thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp, vì thế hãy hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup là miễn phí hay tính phí.

Như vậy là BSG Event vừa chia sẻ đến cho các bạn những cách chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị mà cần biết. Hy vọng bài viết mang lại cho các bạn những điều bổ ích và mới mẻ nhất. Chúc các bạn sẽ có thể tổ chức được những hội thảo, hội nghị thành công nhất nhé!