7 loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản cho mọi doanh nghiệp

Khi tổ chức một sự kiện nào đó thì yếu tố chi phí là ưu tiên hàng đầu mà doanh nghiệp cần quan tâm đến. Doanh nghiệp cần lập ngân sách và quản lý chi phí một cách cẩn thận, dự trù một cách hợp lí và chính xác nhất. Nếu bạn còn đang băn khoăn chưa biết chi phí tổ chức sự kiện gồm những loại nào và làm thế nào để phân bổ hợp lí chúng. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của BSG Event nhé!

Chi phí thuê vị trí tổ chức sự kiện

Ngoài các sự kiện nội bộ có thể tận dụng không gian cá nhân hoặc tập thể mà không phát sinh chi phí thì hầu hết khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện đều tốn một khoản khá lớn. Tùy quy mô và ngân sách tài chính mà lựa chọn địa điểm cho phù hợp.

Khi đã chốt được địa điểm thì sẽ phát sinh chi phí đặt cọc để giữ chỗ tại thời điểm vàng diễn ra sự kiện như YEP, sự kiện mùa hè, Gala dinner,… Ngoài ra còn phát sinh thêm các chi phí liên quan đến địa điểm tổ chức như phí an ninh, phí bãi đỗ xe, phí dịch vụ,… Những loại chi phí này sẽ được ghi rõ trong hợp đồng để tránh mâu thuẫn về sau.

Chi phí trang thiết bị

Thiết bị cho mỗi sự kiện đều khá nhiều như âm thanh ánh sáng, trang trí, bàn ghế, sân khấu,… Vì vậy việc lên kế hoạch chi tiết cho phần này là vô cùng cần thiết vì chi phí cho phần này rất lớn và cần xem xét thiết bị này có thực sự cần thiết để tránh gây lãng phí. Ngoài ra còn có chi phí vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ các thiết bị này là điều doanh nghiệp cần lưu ý.

Chi phí tiệc trong sự kiện

Đây là khoản chi phí mà bất kì chương trình tổ chức sự kiện nào cũng phải bỏ ra. Tùy vào quy mô hình thức và đối tượng khách mời mà chọn đặt các loại hình tiệc như tea break, finger food, buffe,… Việc dự trù chi phí sẽ được tính dựa trên số đầu người tham dự, mỗi người sẽ có mức chỉ tiêu hay còn gọi là budget, chiếm 25- 40% tổng ngân sách của sự kiện.

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

Để tạo nên sự thành công của sự kiện thì không thể không kể đến yếu tố nhân sự. Nhân sự chạy chương trình bao gồm nhân sự kĩ thuật, nội dung, MC, PG-PB, thi công lắp đặt thiết bị,… Những nhân sự này thường doanh nghiệp phải thuê thêm bên thứ 3 từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Khi đó khoản chi phí này là điều vô cùng cần thiết để tạo nên sự kiện thành công.

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Hầu hết các chương trình, sự kiện giải trí hiện nay đều có những tiết mục biễu diễn văn nghệ để giảm mức độ nhàm chán, căng thẳng cho mỗi sự kiện giúp sự kiện hấp dẫn và thú vị hơn. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả, …

Chi phí in ấn và marketing

Với các sự kiện chú trọng sự sáng tạo, độc đáo như tiệc sinh nhật, đám cưới, khai trương,… thì việc trang trí, xây dựng concept sẽ được chú trọng, thậm chi đơn vị tổ chức sẽ phải chuẩn bị tất cả nguyên liệu để làm đồ trang trí. Chi phí in ấn các tài liệu, banner, backdrop,… đến quảng cáo trên các phương tiện truyền thông (báo, tạp chí, TV, radio), quảng cáo trực tuyến (Facebook, Google Ads, website) thường dao động khá lớn chiếm khoảng 10-20%.

Chi phí dự trù phát sinh cho sự kiện

Chẳng có điều gì là hoàn hảo, kể cả với các sự kiện được đầu tư chau chuốt hay lên kế hoạch kĩ lưỡng thì vẫn không tránh được việc phát sinh chi phí bất ngờ nên việc có khoản chi phí dự trù là điều cần thiết. Mọi thứ sẽ trở nên chủ động, xử lí sự cố dễ dàng hơn nếu ta biết quản lí những chi phí phát sinh này. Tùy thuộc vào quy mô, tài chính mà tổ chức sự kiện được điều chỉnh cho phù hợp.

Với 7 loại chi phí trên mà BSG Event cung cấp hi vọng khách hàng sẽ có cái nhìn tổng quan nhất các chi phí phát sinh khi tổ chức bất kì một sự kiện nào. Từ đó lên kế hoạch phân bổ ngân sách cho phù hợp tùy theo quy mô mức độ của sự kiện.

Nếu doanh nghiệp còn đang đau đầu với vấn đề chi phí, bạn có thể lựa chọn BSG Event. Chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu cung cấp đủ loại hình dịch vụ sự kiện với mức chi phí rẻ, phù hợp với ngân sách của khách hàng. Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn trực tiếp!