6 rủi ro trong sự kiện và cách giải quyết

Việc tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Tuy nhiên, sẽ không bao giờ tránh khỏi việc phát sinh rủi ro trong sự kiện, luôn có những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả của sự kiện. Những rủi ro này có thể dự đoán trước hoặc không. Và bài viết sau đây của BSG Event  chúng tôi sẽ chia sẻ một số rủi ro thường gặp nhất và cách giải quyết chúng như thế nào để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.

Rủi ro về tài chính

Chi tiêu vượt quá ngân sách

Việc lập kế hoạch ngân sách không hợp lý, tiến hành chi tiêu không phù hợp hay phát sinh các chi phí ngoài dự kiến sẽ dẫn đến tình trạng vượt quá ngân sách. Để phòng tránh rủi ro này, mọi người nên:

• Lập kế hoạch chi tiêu chi tiết và dự trù ngân sách phù hợp cho các hạng mục chi phí
• Theo dõi sát sao tiến độ chi tiêu và điều chỉnh ngân sách khi cần thiết
• Tìm kiếm các nhà tài trợ hoặc đối tác để hỗ trợ tài chính cho sự kiện.

Thiếu hụt nguồn thu

Doanh thu từ bán vé, tài trợ, hoặc quảng cáo không đạt được mục tiêu có thể khiến ban tổ chức gặp khó khăn trong việc trang trải chi phí cho sự kiện. Để phòng tránh trường hợp này thì chúng ta nên:

• Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu và triển khai chiến lược marketing hiệu quả để thu hút khách tham dự
• Tìm kiếm các nhà tài trợ tiềm năng và đưa ra các gói tài trợ hấp dẫn
• Khuyến khích bán vé sớm và áp dụng các chương trình ưu đãi.

Rủi ro về thời tiết

Thời tiết xấu như mưa, bão hay quá nắng nóng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời. Chính vì vậy mà BTC cần phải có những biện pháp phòng tránh phù hợp và nhanh chóng:

• Luôn luôn cập nhật dự báo thời tiết ngày sự kiện diễn 
• Ngoài ra cần chuẩn bị các cơ sở vật chất phù hợp như ô, dù, mái che, quạt hoặc hệ thống thoát nhiệt để đảm bảo an toàn cho người tham dự

Rủi ro về nhân sự

Thiếu nhân lực

Khi không có đủ nhân sự để vận hành các hoạt động của sự kiện có thể dẫn đến tình trạng quá tải, thiếu hụt dịch vụ, hoặc ảnh hưởng đến chất lượng trải nghiệm của khách tham dự. Để phòng tránh tối đa rủi ro này cần phải: 

• Lập kế hoạch nhân sự chi tiết và tuyển dụng đủ nhân viên cho các vị trí cần thiết
• Cung cấp đầy đủ đào tạo cho nhân viên về các quy trình, nghiệp vụ và kỹ năng phục vụ khách hàng
• Có kế hoạch dự phòng để bổ sung nhân lực trong trường hợp cần thiết.

Nhân viên làm việc không hiệu quả

Nhân viên thiếu chuyên nghiệp, thiếu trách nhiệm, hoặc không có thái độ phục vụ tốt có thể gây ra những đánh giá tiêu cực từ khách tham dự và ảnh hưởng đến uy tín của ban tổ chức. Để giảm thiểu tối ta tỷ lệ xuất hiện của rủi ro này, bạn cần: 

• Tuyển dụng nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với công việc
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện cho nhân viên
• Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả.

Rủi ro về địa điểm 

Địa điểm không phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm không phù hợp so với quy mô, hình thức sự kiện là việc không hiếm khi xảy ra. Và khi tổ chức sự kiện ở một địa điểm không phù hợp sẽ dẫn đến ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả sự kiện. Để giải quyết vấn đề này chúng ta nên:

• Sau khi lên kế hoạch sơ bộ cho sự kiện thì phải lựa chọn, nghiên cứu địa điểm thật kỹ
• Nên khảo sát địa điểm (khảo sát vị trí, không gian,..)trước khi quyết định chọn tổ chức ở đó.

 

Rủi ro về thiết bị kỹ thuật

Trước khi nhận địa điểm từ người cho thuê thì bạn cần kiểm tra thật kỹ địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn nên:

• Quay phim, chụp ảnh lại toàn bộ không gian, ngóc ngách. Khi làm điều này sẽ giúp chúng ta lưu lại hình ảnh thực tế nhất trước khi được bàn giao, và tránh được trường hợp bị “đổ thừa” khi sau sự kiện người cho thuê phát hiện thiết bị nào đó bị hỏng. 
• Kiểm tra lại thiết bị thật kỹ ít nhất một lần và đổi lại thiết bị nếu thấy có vấn đề
• Chuẩn bị thêm thiết bị dự phòng, phòng trường hợp sự kiện đang được diễn ra thì gặp vấn đề.

Rủi ro về khách mời

Số lượng khách mời ít hơn dự kiến

Khi chương trình đã đến giờ bắt đầu nhưng số lượng người tham gia ít hơn cho với dự kiến ban đầu. Trong trường hợp như thế này, bạn cần: 

• Đưa ra các chương trình khuyến mãi hoặc quà tặng hấp dẫn

• Tổ chức các minigame kèm phần quà

Khách mời đến muộn

Nếu khi chương trình bắt đầu mà khách mời vẫn chưa đến thì bạn cần phải có biện pháp giải quyết vấn đề ngay lập tức:

• Cho nhân sự liên lạc lại với khách mời 
• Đẩy các tiết mục văn nghệ hoặc minigame lên nếu trong kế hoạch có những hoạt động đó
• MC sẽ dẫn dắt, kéo dài thời gian cho khách mời để họ có thể đến kịp lúc. 

Để tổ chức được một sự kiện thành công là điều không hề dễ dàng, sẽ có lúc gặp những vấn đề mà chúng ta không lường trước được. BSG Event mong với những chia sẻ trên thì có thể giúp cho mọi người tránh được nhiều rủi ro nhất có thể.