5 Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Hiện nay, ngoài việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà như nhà hàng, khách sạn, hội trường,…thì việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng được sử dụng khá là phổ biến. Hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ tạo sự thoải mái hơn cho khách mời khi có không gian rộng rãi, thoáng mát. Bên cạnh đó, không gian gần gũi với thiên nhiên và không bị hạn chế về diện tích cũng giúp chúng ta mang những ý tưởng độc đáo vào sự kiện của mình. 

Tuy có nhiều ưu điểm là thế, nhưng khi quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời thì cũng có thể gặp nhiều rủi ro hơn. Và để sự kiện có thể diễn ra thành công thì bạn cần nắm rõ những lưu ý sau đây: 

1. Thời tiết 

Đây có thể được xem là yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời, trước khi lên kế hoạch sự kiện thì cần phải xem dự báo thời tiết của hôm sự kiện diễn ra. Nếu trời quang, mây đãng thì sẽ là điều kiện “hoàn hảo” để tiến hành tổ chức sự kiện. Nhưng nếu hôm đó có dự báo mưa hay nắng thì chúng ta cần chuẩn bị thêm các phương án và các thiết bị để đề phòng.

2. Thiết bị phải tương thích với các sự kiện ngoài trời

Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều các thiết bị điện như loa, đài, nhạc cụ, âm thanh, ánh sáng,….Trong khi đó, khi sự kiện được tổ chức ngoài trời thì sẽ không thể tránh khỏi các yếu tố như gió, sương,…Và các thiết bị phục vụ cho sự kiện sẽ rất dễ bị hư hỏng khi chịu tác động của các yếu tố tự nhiên. Chính vì vậy mà chúng ta cần sử dụng những thiết bị có thể chống nước để phù hợp hơn với các sự kiện ngoài trời.

3. Đảm bảo an toàn, an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện

Đối với các sự kiện có quy mô lớn thì cần phải đảm bảo an toàn, có biện pháp an ninh phù hợp. Vì sự kiện được tổ chức ở không gian mở, nên sẽ không tránh khỏi các yếu tố bất ngờ như thời tiết, con người, cơ sở vật chất. Chính vì vậy mà việc nâng cao an ninh, kết hợp với đội ngũ bảo vệ cũng như là lực lượng an ninh địa phương để đảm bảo an toàn cho khách mời là vô cùng cần thiết.

4. Phân bổ không gian sự kiện hợp lý

Mặc dù là sự kiện được tổ chức ngoài trời, với một không gian lớn hơn. Nhưng việc phân bổ và sắp xếp không gian một cách hợp lý là điều không thể thiếu. Nếu một sự kiện phân bổ không gian không phù hợp sẽ gây ra sự hỗn loạn, khó có thể kiểm soát khi sự kiện diễn ra. Chính vì vậy mà chúng ta cần tách riêng biệt khu ăn uống, vui chơi, giải trí hay khu vực biểu diễn. Điều này sẽ tạo ra không gian phù hợp và thuận tiện cho khách mời, cũng như tạo điều kiện để các hoạt động được diễn ra suôn sẻ hơn.

5. Chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín

Không phải doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời. Do đó mà để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách thành công tốt đẹp thì mọi người nên lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp, từ đó mà giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra. 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ tổ chức sự kiện; BSG Event đã tổ chức nhiều loại hình sự kiện với nhiều quy mô lớn nhỏ trong khắp cả nước. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sở hữu được đội ngũ nhân viên giỏi, chuyên nghiệp và rất năng động, nhiệt tình. BSG Event cam kết mang đến cho quý khách buổi lễ khởi công chu toàn và hoàn hảo nhất! Liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất!