12 công việc cho kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết mới lạ nhất

Cho dù tổ chức một cuộc họp nhỏ hay tổ chức một hội nghị lớn, lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ quan trọng. Mọi sự kiện dù đơn giản hay phức tạp đều cần lên kế hoạch và tổ chức chi tiết. Cùng Bsg Event theo dõi mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết mới lạ nhất trong bài viết dưới đây.

Xác định loại hình tổ chức sự kiện

Xác định loại hình tổ chức sự kiện có vai trò mật thiết tới đối tượng khách mời, bởi loại sự kiện quyết định đối tượng khách mời.

 Với các nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến; các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.

Mục tiêu và kết quả đạt được 

Bước đầu tiên là làm rõ mục đích của sự kiện và kết quả đạt được. Khi bạn xem xét mục tiêu của mình, hãy trả lời các câu hỏi sau để làm rõ hơn và xác định mục đích của bạn: 

Bạn muốn bao nhiêu người tham dự?

Nó sẽ diễn ra ở đâu?

Đây sẽ là một sự kiện miễn phí hay vì lợi nhuận?

Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công?…

Tùy vào mỗi loại hình sự kiện khác nhau sẽ hướng đến những mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, trên tổng thể một sự kiện cần đạt được các mục tiêu như sau:

– Mang lại lợi ích cho đơn vị tổ chức như doanh thu, uy tín, tiếng tăm trong công việc ngành tổ chức sự kiện. Mỗi sự thành công là bước đệm lớn hơn cho đơn vị tổ chức có thêm nhiều lời mời cộng tác và hợp đồng làm ăn về sau.

– Thỏa mãn được mục tiêu, kỳ vọng mà khách hàng đặt ra trong sự kiện, đó là những kỳ vọng mà đơn vị tổ chức đã cam kết với khách hàng.

– Nhận được sự đón nhận từ các bên liên quan trong sự kiện (Khách hàng, nhà tài trợ, chính quyền, người biểu diễn, người tham dự)

Thời gian cùng địa điểm tổ chức sự kiện 

Với mục tiêu cùng mục đích của bạn đã vạch ra, bạn tiến hành chọn: ngày diễn ra sự kiện, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện. 

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, bạn có thể cần đặt địa điểm trước hàng tháng. Bằng cách xác định rõ thời gian và địa điểm bạn muốn tổ chức sự kiện của mình, bạn làm việc với địa điểm tiến hành ký hợp đồng, đảm bảo tiến hành diễn ra theo kế hoạch.

Ý tưởng và chủ đề của sự kiện

Ý tưởng tổ chức chính là linh hồn của sự kiện, nó bao gồm thông điệp của chương trình, các nội dung chính và phong cách thiết kế chủ đạo. 

Mỗi chương trình đều có một chủ đề nhất định. Chủ đề ấy vừa bám sát mục tiêu của sự kiện, vừa thể hiện nét độc đáo sáng tạo của kịch bản chương trình. Chủ đề cũng là yếu tố góp phần quyết định các thiết kế, concept bài trí của sự kiện, dresscode, tông màu chủ đạo và các nội dung liên quan.

Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

kịch bản và timeline và tiến độ thực hiện 

Khi bạn tham gia vào quá trình lập kế hoạch sự kiện, một lịch trình chặt chẽ và rõ ràng sẽ rất quan trọng quyết định đến tiến độ thành công sự kiện. Hãy phác thảo kịch bản tổ chức sự kiện, kế hoạch thực hiện của bạn theo đầu hạng mục và bảng checklist tiến độ thực hiện.

Kế hoạch của bạn nên bao gồm: 

Chủ đề sự kiện và thương hiệu

Danh sách các nguồn cung cấp và nhà cung cấp cần thiết

Bản thảo tổng thể sự kiện của bạn

Sơ đồ mặt bằng hoặc sơ đồ chỗ ngồi thể hiện bố cục của sự kiện

Danh sách các liên hệ quan trọng

Danh sách giấy phép tổ chức của các bên liên quan

bảng checklist công việc của từng bộ phận…

Kế hoạch của bạn càng chi tiết, bạn càng có hiệu quả trong việc sắp xếp tất cả các bộ phận và càng ít có khả năng thiếu sót.

Kế hoạch chuẩn bị chi tiết là bản mô tả chi tiết cho từng nội dung công việc, từng hoạt động diễn ra trong sự kiện, căn cứ vào đó, người tổ chức có thể dễ dàng hình dung và hiện thực hóa hoạt động đó một cách chuẩn xác, đồng thời giúp giảm thiểu đến mức tối đa các lỗi có thể gặp trong từng hoạt động.

Lên danh sách khách mời sự kiện

Người tham gia là yếu tố không thể nào thiếu của sự kiện, một chương trình sẽ không thể thành công nếu thiếu đi sự tham gia của các khách mời. Bạn cần xác định rõ đối tượng là  những ai, số lượng cụ thể hoặc ướm chừng tùy thuộc vào mục tiêu tổ chức sự kiện lên danh sách khách mời phù hợp.

Thiết kế backdrop, thư mời chương trình sự kiện

Khi có có chủ đề sự kiện, danh sách khách mời bắt tay ngay vào công việc lên ý tưởng thiết kế backdrop, thư mời, cùng những ấn phẩm sự kiện khác,

Những thiết kế được thể hiện trên backdrop, ấn phẩm phải thể hiện được chủ đề sự kiện, cũng như thể hiện đặc sắc, điểm nhấn sự kiện, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. 

Dụng cụ thi công sự kiện

Khi bạn đã có lượng ngân sách cụ thể, kế hoạch chi tiết, việc bạn cần làm càng sớm càng tốt đó là chuẩn bị trang thiết bị. Với mỗi sự kiện, những dịch vụ cơ bản như: địa điểm ngoài trời, hội trường tổ chức sự kiện, thi công sân khấu, không gian tổ chức, cổng chào, tiệc, MC,…

Cùng với việc đặt dịch vụ, bạn cần bắt tay vào việc chuẩn bị cùng ekip của mình. Liệt kê tất cả các công việc cần chuẩn bị và phân công để công việc được chuẩn bị đúng tiến độ.

• Chuẩn bị tài liệu
• Trang trí sân khấu tổ chức
• Banner, backdrop
• Cổng chào
• Thuê MC, PG/PB, nhân sự tổ chức
• Thuê phông, bạt sự kiện, dù sự kiện
• …

Tùy vào từng nhu cầu, đặc điểm mỗi sự kiện mà những hạng mục cần chuẩn bị sẽ cầu kỳ và phức tạp hơn.

Kế hoạch truyền thông sự kiện

Cho dù sự kiện của bạn là riêng tư hay công khai, bạn sẽ cần phải quảng bá sự kiện đó để đảm bảo mọi người đến tham dự. Các sự kiện riêng tư có thể yêu cầu quảng cáo đơn giản hơn, chẳng hạn như thông báo chính thức, ngày tháng, lời mời và lời nhắc. 

Đối với các sự kiện công khai (hoặc các sự kiện ngách lớn hơn), bạn có thể cần xem xét các sáng kiến ​​tiếp thị rộng hơn, chẳng hạn như: 

• Quảng cáo trên mạng xã hội, lời mời và thông báo
• Email 
• Tờ rơi quảng cáo
• Quảng cáo in

Bạn cũng có thể tìm kiếm quan hệ đối tác với các nhà tài trợ của công ty hoặc cộng đồng để giúp quảng bá rộng rãi hơn. 

Dự trù kinh phí

Dù bạn đang lên kế hoạch cho loại sự kiện nào, ngân sách cho sự kiện cần lên kế hoạch rõ ràng, có một ngân sách dự trù. Sử dụng con số đó để chia nhỏ phác thảo ngân sách cơ bản để bạn có thể lập kế hoạch tổ chức và lựa chọn nhà cung cấp sự kiện của mình một cách hiệu quả. 

Các chi phí thông thường cần xem xét bao gồm: 

Cho thuê địa điểm và bảo hiểm

Thức ăn và đồ uống (lưu ý rằng nếu bạn định phục vụ rượu, bạn có thể phải trả thêm chi phí và yêu cầu)

Giải trí 

Thiết kế 

Tiếp thị và quảng cáo

Nhân sự cho sự kiện

Chi phí có thể tăng lên nhanh chóng, vì vậy điều quan trọng là bạn phải sớm vạch ra ngân sách dự trù của mình để có thể quản lý chi phí một cách tốt nhất và đưa ra quyết định sáng suốt khi đàm phán hợp đồng. 

Cần thêm phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Trong mỗi khâu, mỗi giai đoạn của sự kiện diễn ra đều tiềm ẩn những sự cố, sự cố dù nhỏ hay lớn cũng ảnh hưởng không tốt đến sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần hình dung để chỉ ra và có biện pháp phòng chống sự có ngay khi sự kiện mới là lý thuyết trên giấy, có biện pháp xử lý nếu sự cố đã phòng chống hoặc những sự cố tương tự xảy ra trong sự kiện.

Sự cố có thể đến trong bất kỳ khâu, hoạt động nào đó diễn ra trong sự kiện. Sự cố đó có thể đến từ đơn vị tổ chức sự kiện, nhà cung cấp hàng hóa – dịch vụ, khách mời, người tham dự sự kiện, cộng đồng địa phương sở tại hay bất kỳ bên liên quan nào khác trong sự kiện.

Đo lường và đánh giá kết quả

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, có thể là sự nhận diện thương hiệu, số lượng người tham dự hoặc tối đa hóa doanh thu, bạn cần xác định KPI phù hợp và sau đó, đánh giá xem bạn đã đạt được tất cả các mục tiêu của mình hay chưa.

Bước đánh giá sau sự kiện được xem là việc làm vô cùng cần thiết để người tổ chức sự kiện có thể rút kinh nghiệm và đưa ra phương án triển khai tốt hơn cho những sự kiện kế tiếp. Biết được những thứ mà khách tham dự và đơn vị tham gia sự kiện muốn thay đổi hoặc cải thiện có tác động đến sự thành công của chương trình.

Trên đây là 12 công việc cho kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết mới lạ nhất mà BSG event cung cấp đến quý khách hàng. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện, Tổ chức sự kiện Bsg hi vọng những thông tin trên đây sẽ mang lại được thông tin hữu ích cho khách hàng.

Nếu bạn có thắc mắc hay khó khăn trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đừng ngại ngần liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp về các sự kiện khai trương, động thổ, tiệc sự kiện,… chắc chắn chúng tôi sẽ mang lại thành công cho sự kiện của bạn.