Cách thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Cách thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được rất nhiều người quan tâm, đây là buổi hội thảo được tổ chức nhằm tạo ra không gian giúp các thành viên tìm hiểu, tranh luận và đưa ra giải pháp cho vấn đề được nêu ra. 

Quá trình này đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chỉn chu trong từng khâu tổ chức, bộ phận, đồng thời có sự phối hợp ăn ý để đảm bảo không có sự sai sót đáng tiếc nào xảy ra. Vậy thì cách thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được tiến hành như thế nào? Cùng Bsg tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

Xác định chủ đề hội thảo

Để có thể chuẩn bị tốt cho những công đoạn tiếp theo, việc đầu tiên là bạn cần xác định được chủ đề chính của hội thảo. Đây chính là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch đầy đủ và chi tiết nhất cho các hoạt động diễn ra trong hội thảo.

Chủ đề của hội thảo là chủ đề được nhiều người quan tâm, còn nhiều vấn đề gây tranh cãi, có thể được tổ chức diễn ra xuyên suốt sự kiện.

Chủ đề hội thảo gắn chặt chẽ với các mục tiêu tổng thể của bạn và các vấn đề liên quan, có mối quan hệ, gắn kết với nhau. Có một chủ đề được xác định rõ ràng cũng sẽ làm cho bất kỳ một thông điệp, hội thảo nào hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch tổ chức hội thảo.

Từ chủ đề hội thảo, lên những nội dung cần có trong chương trình hội thảo:

• Mục tiêu và vấn đề hội thảo? xem xét vấn đề hội thảo, xin giấy phép tổ chức với những đơn vị liên quan, từ đó lên danh sách khách mời và số lượng phù hợp.
• Thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo? Lựa chọn địa điểm tổ chức cần được tính toán kỹ càng, ưu tiên ở những nơi trung tâm, đầy đủ tiện nghi, dễ dàng nhận biết, giao thông thuận lợi, chỗ để xe, thời gian tổ chức hợp lý, lên danh sách gửi lời mời trước thời gian tổ chức phù hợp,….
• Xác định kinh phí tổ chức hội thảo: 

Các chi phí bạn có thể chi trả như sau:

• • Thuê địa điểm
  • Dịch vụ ăn uống

• Thiết bị cho thuê

• Chi phí loa, ví dụ: khách sạn; vận chuyển; lệ phí
• Chi phí giải trí
• In ấn – những thứ này phải ở mức tối thiểu
• Đội hậu cần và tổ chức sự kiện

Chuẩn bị cho hội thảo

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

• Phát thư mời cho khách mời.
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
• Đảm bảo địa điểm tổ chức thuận tiện giao thông, gần trung tâm, đầy đủ trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, loa đài, micro, các dịch vụ đi kèm.
• Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo, sắp xếp bàn ghế theo hình chữ U, lớp học, bàn tọa đàm sân khấu,… phù hợp nội dung hội thảo.
• Có Banner/ Standee/ Backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Tiến hành tổ chức hội thảo

Thông thường, hội thảo được tiến hành theo một số nội dung sau, tùy thuộc vào các vấn đề cần báo cáo, trao đổi, thảo luận đưa ra chi tiết nội dung chương trình phù hợp:

• Đăng ký đại biểu, nhận tài liệu: Trước hội thảo: Lễ tân đón tiếp khách mời, phát tài liệu, hướng dẫn khách mời ổn định chỗ ngồi.
• Trong chương trình:Mc lên giới thiệu chương trình, giới thiệu đại biểu, tuyên bố lí do
• Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình.
• Tổng kết kết quả năm/ kế hoạch tuyên truyền

      Phiên báo cáo:

               Bài báo cáo 1

               Bài báo cáo 2

               Bài báo cáo 3

• Tiệc teabreak
• Tọa đàm: Trao đổi, thảo luận, đặt câu hỏi với khách mời.
• Kết thúc chương trình:

             Đại diện Khách mời bế mạc chương trình

             MC kết thúc chương trình.

Nếu chương trình mang tính quy mô, trang trọng, với những vấn đề nổi trội được cả nước quan tâm cần lưu ý đến việc sắp xếp phòng chờ cho những vị khách quý, công tác truyền thông, sắp xếp các tiết mục văn nghệ, sử dụng trang thiết bị phụ kiện, trang trí, setup không gian, địa điểm phù hợp.

Xử lý thông tin hội thảo.

Xử lý thông tin hội thảo.

Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo.

Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo

Đánh giá hiệu quả hội thảo.

Sau khi chương trình hội thảo được diễn ra, bạn cần công tác gửi lời cảm ơn đến những vị khách đã tham dự sự kiện, điều này thể hiện được thái độ làm việc chuyên nghiệp, sự coi trọng của bạn đối với họ.

Kèm theo đó, bạn hãy gửi cho họ một biểu mẫu để tham khảo được ý kiến của họ đối với sự kiện, đánh giá được mức độ thành công sự kiện của bạn và có những chính sách, phương án thay đổi cho những sự kiện sau

Đơn vị tổ chức hội thảo uy tín

Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo đều là những sự kiện quan trọng của các cơ quan, doanh nghiệp. Do vậy, để đảm bảo chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp, đồng thời tối ưu về chi phí, thì việc lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín, và có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề là vô cùng quan trọng.

Đến với Bsg, quý khách sẽ được giải đáp và giải quyết tất cả các vấn đề khó khăn mà bạn đang gặp phải trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo. Bsg sẽ hỗ trợ lên kế hoạch cho sự kiện của bạn đến khi thành công kết thúc chương trình. 

Với đội ngũ nhân sự năng động, nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc sẽ đưa ra được những phương án tối ưu nhất cho sự kiện của bạn.

Trên đây là cách thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp mà Bsg cung cấp đến cho các bạn, hi vọng sẽ mang lại được những thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình tổ chức hội thảo, muốn tìm đơn vị tổ chức hội thảo uy tín, liên hệ ngay cho Bsg để nhận tư vấn trực tiếp.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: