Top 5 rủi ro khi tổ chức sự kiện

Khi một sự kiện được diễn ra luôn có những rủi ro tiềm ẩn nên việc quản lí rủi ro cũng là một phần rất quan trọng mà mỗi đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng cũng cần chuẩn bị và lên những phương án dự trù phát sinh cho những yếu tố không mong muốn. Cùng BSG Event điểm qua 5 rủi ro thường gặp phải sau đây để không phạm phải sai lầm đáng tiếc nhé!

Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết gây ảnh hưởng trực tiếp cho mọi sự kiện dù là outdoor hay indoor. Đối với sự kiện indoor khi thời tiết xấu thì khi khách hàng ra về sẽ gặp khó khăn, Còn với sự kiện outdoor thì đó là rủi ro nghiêm trọng mà những người làm sự kiện không bao giờ muốn đối mặt. Vì vậy các nhà tổ chức sự kiện cần xem trước dự báo thời tiết 1 tuần để có những phương án dự phòng phù hợp nhất, chuẩn bị thật kĩ phông, bạt, ô, mái che cho sự kiện.

Rủi ro về thiết bị của sự kiện

Đây là rủi ro vô cùng nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện khiến khách hàng vô cùng khó chịu khi phải chờ đợi và mất mạch cảm xúc đang xây dựng cho cả sự kiện. Đó có thể là mất âm thanh, ,mất điện, chập điện,… khiến cho sự kiện chịu rất nhiều tổn thất do giải quyết chúng khá lâu. Vì thế luôn phải trang bị một tủ điện dự phòng, lap top đủ khỏe để tránh tình trạng sập nguồn mang đến sự cố không mong muốn.

Rủi ro về khách mời trong sự kiện

Tại mỗi sự kiện luôn có những khách hàng đến muộn hoặc không đến dẫn đến các vị trí hàng đầu cần quay chụp truyền thông bị thiếu người. Chính vì vậy ngay từ đầu cần gửi cho khách hàng lịch trình rõ ràng và xác nhận lại xem khách mời có chắc chắn đến để giảm thiểu rủi ro xảy ra.

Rủi ro về quản lí an ninh 

Sự kiện luôn là nơi tập trung đông người có những sự kiện quy tụ cả trăm cả ngàn người nên việc tiếp xúc đụng chạm là không thể tránh khỏi. Đôi khi xảy ra mất cắp, xung đột, sử dụng chất kích thích, chất cấm là điều khó có thể kiểm soát hết được. Vì vậy cần có một đội bảo an giám sát túc trực 24/24 để đảm bảo an toàn cho khách tham dự.

Sự cố về thời gian

Việc quản lí thời gian cho mỗi sự kiện đều vô cùng khó khăn Thường có rủi ro về thời gian do cháy timeline. Vì vậy ekip cần kiểm soát tốt thời gian ngay từ khi bắt đầu chương trình, luôn giữ liên lạc với MC để điều phối nội dung, nếu sắp hết thời gian có thể lược bỏ những nội dung không quan trọng để sự kiện kết thúc đúng giờ.

Trên đây là 5 rủi ro mà trong quá trình tổ chức sự kiện thường gặp phải nhất. Mong rằng những thông tin hữu ích trên mà BSG Event cung cấp sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả vào các sự kiện và giảm thiểu được rủi ro không mong muốn.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: