Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công?

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

Lễ tốt nghiệp đại học là một sự kiện quan trọng, đánh dấu một cột mốc quan trọng trong cuộc đời của mỗi sinh viên. Đây không chỉ là dịp để các tân cử nhân chia sẻ niềm vui, tự hào với gia đình, bạn bè, mà còn là sự kiện có ý nghĩa sâu sắc về mặt tinh thần. Sau nhiều năm nỗ lực học tập, vượt qua những thử thách và áp lực, các sinh viên đã hoàn thành chương trình đại học và sẵn sàng bước vào một chặng đường mới trong cuộc đời.

Vì vậy, việc tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp chu đáo, ấn tượng sẽ giúp tôn vinh thành quả của các tân cử nhân, đồng thời để lại kỷ niệm đẹp đẽ mãi mãi. Tuy nhiên, tổ chức một sự kiện như vậy không phải là một công việc đơn giản. Cần có một kế hoạch chi tiết, chuẩn bị kỹ lưỡng để mọi thứ diễn ra trôi chảy, thành công rực rỡ. Trong bài viết này hãy cùng BSG tìm hiểu cách làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công.

Xác định các thành phần Ban tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

 

Như bất kì một buổi lễ tốt nghiệp đại học khác sẽ có các thành phần ban tổ chức như: nhà trường, giảng viên, sinh viên, phụ huynh,… Việc đầu tiên cần làm là lựa chọn ban tổ chức từ danh sách giáo viên và sinh viên phối hợp nhuần nhuyễn cùng nhau. Các sinh viên trong ban tổ chức sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan tới nhóm của mình như tính toán số lượng người tham gia, xác định chủ đề, chuẩn bị bài phát biểu. Ngược lại, phía nhà trường sẽ chịu trách nhiệm cân đối chi phí, tìm địa điểm/thời gian cũng như chuẩn bị cho các kịch bản quản lý rủi ro.

Lên danh sách số lượng người tham gia

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

Người tham gia có ảnh hưởng rất lớn tới tới các công tác hậu cần như lựa chọn địa điểm tổ chức, trang thiết bị; cũng như quy trình của nhân sự trước, trong và sau ngày diễn ra lễ tốt nghiệp đại học. Số lượng người tham gia nhà trường cung cấp dựa trên số sinh viên đã hoàn thành chương trình học và đủ điều kiện tốt nghiệp. Ngoài ra bao gồm mỗi sinh viên thường mời khoảng 2-4 thành viên gia đình tham dự, bao gồm bố mẹ, anh chị em, ông bà…và có thể nhiều hơn. Hãy khảo sát cụ thể để đưa ra dự đoán cho con số chính xác nhất.

Lập kế hoạch chi tiết

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
  • Xác định rõ mục tiêu, quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức. Cần lựa chọn địa điểm rộng rãi, có đủ chỗ ngồi và bãi đỗ xe cho tất cả khách mời.
  • Lên kế hoạch chi tiết cho từng khâu: lễ trao bằng, chương trình văn nghệ, ăn uống, chụp ảnh, lưu niệm…
  • Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên ban tổ chức, gồm trưởng ban, phụ trách từng khâu như sân khấu, âm thanh, trang trí, MC, tiếp đón…

Thiết kế chương trình nghệ thuật ấn tượng

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

Chương trình cần đa dạng, với sự kết hợp hài hòa giữa các tiết mục như phát biểu, văn nghệ, trao bằng…, tạo sự hấp dẫn và sinh động. Lựa chọn MC, ca sĩ, nhóm nhạc để tăng sự thu hút và uy tín cho chương trình. Có thêm tiết mục diễn văn nghệ do các bạn sinh viên tự tay chuẩn bị tránh cho buổi lễ không bị nhàm chán. Đồng thời sắp xếp các tiết mục một cách hợp lí tránh tình trạng dồn ép dễ gây chán nản.

Chuẩn bị kĩ lưỡng hạng mục hậu cần

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

Đây có lẽ là phần gây vất vả nhất cho ban tổ chức chương trình. Đảm bảo các trang thiết bị như đồ trang trí, cở sở vật chất( bàn, ghế, sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…), đạo cụ sinh viên( áo tốt nghiệp, hoa, bằng), các thiết bị ghi hình như máy ảnh, máy quay, quà lưu niệm cho khách tham dự và sinh viên có in logo của nhà trường. Đặc biệt cần sắp xếp chỗ ngồi bãi đỗ xe, hướng dẫn, phục vụ nước uống,… chu đáo, tạo sự thoải mái cho khách mời. Về mảng này sẽ tiêu tốn rất nhiều ngân sách nên cần tính toán cân đối chu đáo và toàn diện.

Địa điểm và thời gian tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

Một yếu tố cần cân nhắc khi tổ chức lễ tốt nghiệp đại học chính là thời gian và địa điểm. Tuỳ việc vào chủ đề và số lượng sinh viên tham dự, có thể cân nhắc tổ chức lễ tốt nghiệp đại học trong hội trường hoặc tại sân trường. Tuy nhiên đối với các trường đại học lớn hoặc khi có số lượng lớn sinh viên tốt nghiệp, việc thuê trung tâm hội nghị hoặc nhà hát có sức chứa lớn là một lựa chọn tốt. Điều này cho phép có không gian rộng rãi và tiện nghi cho buổi lễ.

Về thời gian cần thoả mãn cả kế hoạch hoạt động của trường lẫn thời gian biểu của sinh viên. Cuối tuần là thời điểm lí tưởng để sinh viên và gia đình có thời gian để tham dự sự kiện mà không cần phải lo lắng về công việc hoặc học tập hàng ngày.

Đánh giá sau sự kiện

Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công
Làm sao để tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công

Bất cứ sự kiện nào đều không tránh khỏi những sơ suất khiến cho người tham dự không hài lòng. Chính vì vậy sau sự kiện nên thu thập ý kiến phản hồi từ sinh viên, giảng viên và khách mời về chất lượng tổ chức và các trải nghiệm trong buổi lễ. Sử dụng các khảo sát trực tuyến hoặc phiếu đánh giá để thu thập thông tin. Sau đó đánh giá tổng thể về sự thành công của buổi lễ dựa trên các mục tiêu đã đặt ra và phản hồi nhận được. Từ đó rút kinh nghiệm và đề xuất cải tiến cho các buổi lễ tốt nghiệp sau.

Tổ chức một buổi lễ tốt nghiệp đại học thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự tỉ mỉ và tinh thần hợp tác của mọi thành viên trong ban tổ chức. Qua các bước chuẩn bị chi tiết và cẩn thận, bạn sẽ tạo ra một sự kiện đáng nhớ và ý nghĩa cho sinh viên và gia đình họ, góp phần khép lại một chặng đường học tập đầy tự hào và mở ra một tương lai tươi sáng.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Ngõ 83 đường Tân Triều mới, Thanh Trì, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

error: Content is protected !!
1
Bạn cần hỗ trợ?