Virtual Event là gì? Xu hướng của ngành tổ chức sự kiện

Việc tổ chức sự kiện trực tuyến (virtual event) là một trong những giải pháp hữu hiệu để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các kế hoạch của mình. Với tình hình dịch Covid-19 ngày càng diễn biến phức tạp, hàng loạt sự kiện và hoạt động của nhiều doanh nghiệp đang bị tạm hoãn.

Virtual event là gì?

Virtual event còn được gọi là sự kiện ảo trực tuyến – Hình thức này có thể giúp mọi người gặp gỡ và tương tác với nhau thông qua môi trường trực tuyến online. Nhằm hạn chế được sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người theo quy định. Bao gồm nhiều loại hình sự kiện như: các hội thảo, hội nghị, phỏng vấn, các triển lãm thương mại trực tuyến, cuộc họp công ty, sự kiện âm nhạc…

Virtual event kết hợp được nhiều nguồn thông tin dữ liệu như hình ảnh, video… và không giới hạn số lượng người tham dự. Bao gồm 2 hình thức là:

• Hình thức Live 70%, Recorded 30%: Kết hợp giữa ghi hình phát live, xen kẽ nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông.
• Hình thức Recorded 100%: Biên tập và phát lại dưới hình thức live.

Tùy theo mục đích và nhu cầu truyền tải nội dung mà doanh nghiệp có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp.

Online event đã được áp dụng bởi nhiều nhãn hàng lớn trên khắp thế giới như Sony, Nuffic Neso… Hiện nay ở Việt Nam cũng có nhiều doanh nghiệp đã tổ chức sự kiện trực tuyến nhằm gia tăng số lượng người xem như Honda, Heniken…

Lợi ích của tổ chức sự kiện trực tuyến

Tổ chức các sự kiện tụ tập đông người, nhiều doanh nghiệp đã linh động chuyển đổi số để có những giải pháp giúp duy trì kế hoạch công việc vì dịch bệnh Covid-19. Tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giải pháp hữu hiệu cho bài toán khó này. Theo đó, tổ chức sự kiện ảo còn mang lại nhiều ưu điểm sau:

• Tăng độ tương tác: Tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn. Thu thập được phản hồi và thông tin của nhiều khách hàng ngay tại thời điểm diễn ra sự kiện.
• Nhanh chóng, tiết kiệm: Vì không cần phải tổ chức sự kiện offline nên doanh nghiệp có thể cắt giảm được các chi phí liên quan như thuê địa điểm tổ chức sự kiện, sân khấu, âm thanh, ánh sáng…
• Mở rộng đối tượng khách hàng: Với mạng lưới thông tin mang tính toàn cầu, doanh nghiệp dễ dàng tổ chức virtual event và tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng lớn. Đây là cơ hội để doanh nghiệp truyền thông và giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của mình.

Cách tổ chức virtual event – sự kiện trực tuyến như thế nào

Lập các mục tiêu chính của sự kiện

Bất kì sự kiện offline hay online, doanh nghiệp cũng cần phải xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện. Lúc này doanh nghiệp phải đưa ra các câu hỏi và giải đáp cụ thể từng hạng mục:

• Quy mô của sự kiện?
• Chủ đề của sự kiện là gì?
• Đối tượng khách tham dự?
• Địa điểm tổ chức sự kiện?
• Sự kiện được phát trực tiếp hay ghi hình trước?
• Sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu?
• Truyền thông trên nền tảng xã hội nào?
• Thông điệp của sự kiện là gì?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện trực tuyến

Lúc này doanh nghiệp có thể tạo Landing Page để ghi nhận lại thông tin những người tham dự và thông báo các thông tin liên quan của chương trình. Điều này cũng giúp cho virtual event của doanh nghiệp dễ dàng được chia sẻ rộng rãi hơn. Ví dụ như chủ đề mang tính viral, diễn giả nổi tiếng, ưu đãi khi tham gia sự kiện…

Ngoài ra doanh nghiệp có thể quảng bá sự kiện đến những khách hàng thân thiết qua email. Sau đó gửi email nhắc nhở một hoặc hai ngày trước sự kiện, cũng như một giờ trước khi nó bắt đầu. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng email sau sự kiện để yêu cầu người tham dự phản hồi nhằm cải thiện chất lượng sự kiện cũng như sản phẩm, dịch vụ.

Đội ngũ tổ chức virtual event chuyên nghiệp

Tổ chức virtual event đều phải dựa vào phần lớn đến công nghệ và người điều hành. Sẽ có rất nhiều khó khăn và trục trặc trong khâu tổ chức; vì vậy doanh nghiệp rất cần đến đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp. Đòi hỏi bộ phận ekip tổ chức phải có chuyên môn và kinh nghiệm để xử lý nhiều rủi ro xảy ra.

Doanh nghiệp cần 1 đến 2 buổi rehearsal (diễn tập) trước để sự kiện trực tuyến diễn ra trôi chảy. Trong có đó 2 buổi để kiểm tra về kỹ thuật và 1 buổi để kiểm tra về nhân sự trong timeline sự kiện.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng trong nhiều trường hợp không may xảy ra.