Quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp

Hiện nay tổ chức gala dinner không còn quá xa lạ đối với mỗi người, hàng năm các bữa tiệc gala dinner được tổ chức thông qua các sự kiện của công ty kết hợp với các hoạt động nhằm gắn kết các thành viên cũng như tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức nên buổi gala dinner thành công không phải ai cũng có thể làm được. Thấu hiểu điều đó, dưới bài viết này Tổ chức sự kiện Bsg cung cấp quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp đến các bạn.

Tổ chức gala dinner là gì?

Xem thêm: Tại sao nên tổ chức tiệc gala dinner

Gala dinner chính là tổ chức họp mặt vào bữa tiệc tối, được tổ chức nhằm ăn mừng, khen thưởng tri ân của doanh nghiệp. Thông thường một bữa tiệc gala dinner có sự góp mặt của nhiều người, các thành viên trong công ty, khách hàng, đối tác,.. gồm các hoạt động như giới thiệu về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên xuất sắc của năm, các tiết mục văn nghệ, giải trí,….

Ý nghĩa tổ chức gala dinner

Gắn kết thành viên

Một bữa tiệc sự kiện gala dinner được tổ chức có sự góp mặt của toàn thể các cán bộ nhân viên trong công ty. Thường ngày, tất cả mọi người đều bận rộn với công việc của mình, ở những phòng ban khác nhau không có cơ hội được giao lưu, làm quen với nhau. 

Đây chính là dịp để các phòng ban có thể biết đến nhau, giao lưu với nhau nhiều hơn, gắn kết nhân viên với nhân viên, gắn kết lãnh đạo, cán bộ với nhân viên, tạo ra môi trường làm việc năng động, hiệu quả.

Tạo dựng hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp 

Qua sự kiện được tổ chức có thể thấy được văn hóa làm việc của công ty, tạo dựng được hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp trong mắt khách hàng và đối tác, và đây cũng là hình thức truyền thông quảng cáo tinh tế mà sang trọng.

Với các hoạt động trong buổi tiệc, với những thông tin mà doanh nghiệp đưa ra sẽ khiến cổ đông và nhân viên có hứng thú và an tâm làm việc cho công ty.

Quy trình tổ chức gala dinner

Lên ý tưởng và chủ đề

Bạn cần lên ý tưởng và chủ đề Gala dinner của sự kiện sao cho sáng tạo, độc đáo, là sự khác biệt tạo dấu ấn cho sự kiện của bạn. Tổ chức gala dinner kết hợp với các nghệ sĩ biểu diễn tài năng, các chương trình, nhạc sĩ và nghệ sĩ solo,… cùng với các hoạt động gắn kết các thành viên, tương tác với nhau, cùng với ý tưởng key moment độc đáo gắn với chủ đề bữa tiệc khiến người ta nhớ đến sự kiện của bạn.

Lên danh sách khách mời tham dự

Để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cùng các yêu cầu về sự kiện, bạn cần lên danh sách đối tượng khách mời, lên nội dung và gửi lời mời đến họ trước khi diễn ra buổi tiệc và xác nhận để có một buổi gala dinner có sự góp mặt của đầy đủ tất cả mọi người, một buổi tiệc đáng nhớ, suôn sẻ và thành công.

Thời gian, địa điểm tổ chức

Xem thêm: Cách xây dựng chương trình gala dinner thành công

Bạn đã lên kế hoạch chi tiết về ý tưởng và chủ đề buổi tiệc, bạn cần lựa chọn khoảng thời gian phù hợp với đa phần đối tượng khách mời, phải chọn địa điểm phù hợp, liên hệ với các nhà cung cấp phù hợp nhất cho dịch vụ ăn uống , về cách tổ chức và trang trí ngoài chương trình giải trí cho buổi tiệc, có thể là một buổi biểu diễn hoặc giải trí âm nhạc.

Để quảng bá sự kiện, một địa điểm phù hợp phải có giá trị nghệ thuật, không gian đẹp, nhưng trên hết nó phải được trang bị các thiết bị và cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức gala dinner hoàn hảo, cũng tùy thuộc vào số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức : Trung tâm tổ chức sự kiện hiện đại, nhà hàng, khách sạn,… có các không gian trong nhà hiện đại và các địa điểm ngoài trời như sân vườn hoặc sân thượng là giải pháp tốt, được lựa chọn phù hợp với mục đích tổ chức sự kiện

Lựa chọn menu bàn tiệc

Khẩu vị luôn là một phần quan trọng của bất kỳ sự kiện nào, chúng tôi tin rằng khi nói đến thực đơn tiệc trong sự kiện thì nó cần được chú trọng, khi lựa chọn thực đơn bạn nên hướng đến đối tượng khách tham dự, lựa chọn thực đơn được đa phần mọi người ưa chuộng. Những món ăn ngon chất lượng hàng đầu được trình bày một cách tinh xảo, giúp buổi tối sự kiện trở nên hoàn hảo hơn. 

Trang trí 

Để buổi tiệc tất niên thêm phần ấn tượng và hoàn hảo, việc trang trí tiệc gala dinner trong quy trình tổ chức là không thể thiếu. Cách trang trí tạo ra không gian sự kiện hoàn hảo, trang trí liền kề làm nổi bật lên chủ đề chính của sự kiện, cho dù đó là trong nhà hay ngoài trời, mọi thứ được cá nhân hóa theo ý tưởng, theo đề xuất kế hoạch. Dịch vụ ăn uống và tiệc cũng sẽ sẵn sàng cho thời điểm diễn ra bữa tiệc gala dinner theo kế hoạch có sẵn.

Ngoài ra, việc lựa chọn các nhà cung ứng tốt cũng rất quan trọng, họ phải có khả năng thực hiện các dịch vụ theo yêu cầu với chất lượng và tính chuyên nghiệp: từ dịch vụ ăn uống, với thực đơn tùy chỉnh được tạo đặc biệt cho sự kiện, đến hoạt động giải trí vào buổi tối, bạn có thể yêu cầu cung cấp bất kỳ loại dịch vụ cần thiết nào trước đó, chẳng hạn như như dịch vụ chào đón hoặc an ninh cho những người tham gia.

Ngay cả đồ trang trí và dàn dựng , cơ bản để truyền tải thoáng qua bầu không khí của buổi tiệc, phải được thực hiện theo kế hoạch: khăn trải bàn, ly và dao kéo là một phần không thể thiếu trong bối cảnh của sự kiện, và phải được sắp xếp theo các quy tắc cụ thể; Tương tự như vậy đối với ánh sáng, cách sắp xếp hoa và mọi thứ bạn chọn sử dụng làm yếu tố trang trí, phải được chuẩn bị với kế hoạch hoàn hảo, tạo được cảm xúc cho đối tượng khách hàng.

Quản lý sự kiện

Sau khi trải qua các bước lập kế hoạch đến thực thi kế hoạch, trong khi diễn ra sự kiện cần đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp.

Chuyên gia chuyên trách, phụ trách việc điều phối nội dung chương trình và hậu cần của buổi tiệc, có thể xử lý từng chi tiết, truyền tải hình ảnh công ty một cách hoàn hảo và ngoài ra, đảm bảo buổi dạ tiệc diễn ra mà không xảy ra sai xót nào, điều phối các nhà nhân sự và quản lý vị trí theo cách tốt nhất. 

Buổi tiệc được tổ chức theo tiến trình: thời gian của từng giai đoạn, không để xảy ra rủi ro và đội ngũ nhân viên tận tâm sẽ đảm nhận việc điều phối tại chỗ, đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công.

Truyền thông sự kiện

Những sự kiện quan trọng như gala dinner là những dịp đặc biệt mà bạn nên chú trọng trong việc lưu giữ hình ảnh.

Quay video chụp ảnh cho sự kiện của công ty bạn, nhân sự chụp ảnh, quay toàn bộ sự kiện và tạo video buổi tiệc chất lượng, qua những đoạn video có thể dựng thành đoạn video highlight ngắn chất lượng cho công ty của bạn.

Nó cũng sẽ là một lợi thế cho những vị khách đang xem những video này sau đó tìm hiểu và biết thêm thông tin về công ty của bạn, điều này cũng sẽ để lại ấn tượng tốt ban đầu cho khách hàng thân quen và tương lai của bạn.

Đơn vị tổ chức gala dinner uy tín

Tổ chức gala dinner chỉ có thể thành công khi khách mời vui vẻ trong sự kiện, tạo được dấu ấn sự kiện. Tổ chức sự kiện Bsg tạo ra một bầu không khí kỳ diệu trong bữa tiệc gala dinner bằng cách làm việc với quy trình tổ chức gala dinner với đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm i về việc lên ý tưởng đến khi kết thúc sự kiện, các hoạt động:  dịch vụ ăn uống, dàn dựng, trang trí cho buổi tiệc. Hơn hết là trong một địa điểm được trang bị cho một sự kiện gala dinner hoàn hảo.

Đêm tổ chức gala dinner được sự ghi nhận của tất cả mọi người, tạo được dấu ấn cùng những hoạt động đặc sắc, sẽ là buổi tiệc đáng nhớ trong lòng mỗi người, và cũng tạo dựng được hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách mời.

Hầu hết các buổi gala dinner là các địa điểm tổ chức chức năng hoặc sự kiện được thiết kế đặc biệt để đáp ứng số lượng lớn, yêu cầu sự kiện và các nghệ sĩ giải trí. Các sự kiện có chủ đề hoặc quy định về trang phục có thể độc đáo như chính sự kiện đó, bất cứ điều gì bạn muốn khi tổ chức gala dinner, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp cùng quy trình tổ chức gala dinner hoàn hảo.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: