Quy trình tổ chức event chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức event là một công việc quan trọng khi doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp và định hướng truyền thông của thương hiệu, công ty đến mọi người. Chính những mục đích quan trọng đó mà quy trình tổ chức event chuyên nghiệp được nhiều người chú trọng và tìm hiểu. 

Dưới bài viết này của sự kiện Bsg, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá quy trình tổ chức event chuyên nghiệp nhé.

Cách tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hiện nay đã trở thành xu hướng, trở thành hoạt động được tổ chức thường xuyên. Các hoạt động sự kiện được tổ chức là:

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Event show: trình diễn

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Business event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Các hoạt động này được tổ chức thông qua các hình thức roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, khai trương… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng, đối tượng mục tiêu của mình nhận thức được.

Quy trình tổ chức event

Nghiên cứu thông tin về event

Khi tiếp nhận thông tin sự kiện từ khách hàng, người tổ chức cần nghiên cứu các thông tin về sự kiện: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình

Lập kế hoạch tổ chức event

Đây là bước cơ bản của quy trình, một ý tưởng tổ chức sự kiện hay và độc đáo là điểm nhấn cho sự kiện. Theo đó, nhân viên công ty tổ chức sự kiện sẽ xây dựng kịch bản tổng thể và kịch bản chi tiết cho sự kiện.

Lên kế hoạch là bước quan trọng nhất, thể hiện sự chuyên nghiệp của người tổ chức. Kế hoạch bao gồm: kế hoạch truyền thông cho sự kiện, danh sách thiết bị và phân công nhân sự sự kiện, thiết kế sự kiện (sân khấu, giấy mời, banner, poster …), dự trù kinh phí … 

Thuyết trình và chỉnh sửa kế hoạch 

Bước tiếp theo là sẽ trình bày phương án cho khách hàng, nhận những đánh giá từ khách hàng, những gì khách hàng yêu cầu, thêm thắt theo ý của khách hàng, tiến hành chỉnh sửa đến khi khách hàng hài lòng, thống nhất ký kết hợp đồng,  sẽ tiến hành vào bước triển khai sự kiện

Triển khai tổ chức event

Tìm hiểu về các vị trí trong tổ chức sự kiện

Bắt đầu các bước tiến hành tổ chức sự kiện, theo kế hoạch thực hiện các công việc cần thiết: Xin giấy phép, gửi giấy mời, chuẩn bị các ấn phẩm sự kiện, các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện,…

Trước sự kiện:

Kiểm tra kịch bản, lời dẫn của MC, bài phát biểu của đại biểu

Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, trang trí, quần áo …

Kiểm tra quầy lễ tân VIP, chỗ ngồi VIP

Lễ tân, chuẩn bị tại khu vực đón tiếp

Nhân sự chụp ảnh, quay phim sự kiện tiến hành quay chụp từ lúc chuẩn bị, diễn ra đến kết thúc sự kiện, lấy tư liệu về sự kiện.

Trong sự kiện: nhân viên sự kiện luôn túc trực gần sân khấu để kiểm soát tình huống, bám sát kịch bản.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp, sửa chữa những đồ dùng đã qua sử dụng và thanh toán hợp đồng cho nhà cung cấp,…

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà Bsg Event cung cấp đến quý khách hàng, hi vọng sẽ mang lại thông tin hữu ích cho các bạn. Giúp các bạn định hình, biết được các bước tổ chức event chuyên nghiệp. Để được tư vấn và tổ chức một sự kiện thành công vui hãy liên hệ với Bsg Event, chắc chắn chúng tôi sẽ mang lại hài lòng cho bạn.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: