Kinh nghiệm thuê phòng hội thảo tổ chức sự kiện

Việc tìm kiếm và thuê phòng hội thảo hội nghị hiện đang rất dễ ràng, Tổ chức hội thảo đang dần dần là một  những hình thức marketting không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo thành công đang là một trong nhưng vấn đề quan tâm nhất của giới event. Nếu muốn tìm một địa điểm uy tín để tổ chức sự kiện thi bạn phải có sự quan sát, tìm hiểu từ trước.

Kỹ năng tổ chức hội nghị 

Lưu ý khi chọn lựa địa điểm phù hợp:

• Địa điểm chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện.
• Một sự kiện sẽ thất bại khi bạn chọn sai vị trí tổ chức, có thể xa với khách mời.
• Hãy làm một cuộc đánh giá sơ bộ về số lượng và chất lượng khách để chọn ra một địa điểm phù hợp với họ.
• Bạn hãy dành thời gian quan sát, tìm hiểu từ trước để có những sự lưa chọn đúng
• Công ty chuyên tổ chức event sẽ có một list danh sách các địa điểm phù hợp với từng sự kiện.

Đối tượng khách mời tham dự sự kiện

• Nếu khách mời là những người sang trọng giàu có thì địa điểm bắt buộc phải là những resort, khách sạn cao cấp.
• Nếu là bà mẹ và trẻ em thì nên chọn khu vực gần công viên, giải trí để thu hút đối tượng bạn đang hướng đến.

Thông tin về địa điểm tổ chức hội nghị:

•  Bạn nên có sự tham khảo trước các ý kiến của những người có sự kiện tổ chức tại đây về giá cả, dịch vụ, ưu đãi,…để lên dự trù và làm hợp đồng với bên cho thuê, tránh các sự việc không đáng xảy ra.
• Bạn cũng nên quan tâm đến các yếu tố xung quanh ảnh hưởng đến sự kiện của bạn như:

1. Chỗ để xe cho khách mời,
2. An ninh có được đảm bảo trong lúc diễn ra sự kiện,
3. Tiếng ồn quá lớn từ các sự kiện cùng thời điểm sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của khách mời.

Những quy định tại nơi thuê địa điểm

Tùy vào từng nơi sẽ có các quy định riêng như:

• Quay phim chụp ảnh
• Giấy phép tổ chức
• Giới hạn độ cồn,
• Trang trí banner,…bạn nên chú ý để tránh không bị phạt.

Thời gian để setup địa điểm:

• Sân khấu,
• Treo các bandrol,
• Trang trí từng khu vực…
• Quyền lợi của bạn trong quá trình diễ ra buổi sự kiện đó.

Ví dụ như:

1. Nhân viên kỹ thuật trực ban sẽ hỗ trợ những thời gian nào và họ ở đâu
2. Hay khi cần sử dụng các dịch vụ phát sinh như tiệc teabreak thì ai sẽ là người hỗ trợ bạn,….

• Nếu địa điểm bạn chọn quá hot thì thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp,
• Hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup là miễn phí hay tính phí.

Xem thêm: Cách chọn địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị cần biết

Trên đây là kinh nghiệm chọn địa điểm thuê phòng hội thảo, hội trường tổ chức sự kiện bạn nên biết rõ.

Nếu bạn vẫn chưa tìm được cho mình một công ty uy tín thì hãy liên hệ ngay với BSG event – Với kinh nghiệm nhiêu năm trong lĩnh vực:

• Tổ chức sự kiện
• Cho thuê phòng tổ chức sự kiện, đảm bảo rằng bạn sẽ được trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời nhất khi đến với chúng tôi