Các bước tổ chức teambuilding hoàn hảo

Và một trong những giải pháp được các vị quản lý nhân sự tìm đến đó chính là teambuilding.Vậy team building là gì? Tổ chức sự kiện team building là gì? Tổ chức teambuilding như thế nào? Hiệu quả ra sao?cùng BSG Event lên  Các bước tổ chức Teambuilding hoàn hảo nhé !

Teambuilding là gì?

Teambuilding có nghĩa là “Xây dựng đồng đội”. Bản chất, nó là một khóa học hoặc một cuộc thi có các trò chơi cho những người tham gia trải nghiệm các:

• Tình huống
• Thử thách

đã được sắp xếp sẵn để họ rút ra những bài học thực tiễn nhằm điều chỉnh:

• Thái độ
• Hành vi khi làm việc chung với nhau.

Mục tiêu cuối cùng của teambuilding là giúp họ :

• Cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
• Cốt lõi của một tập thể phát triển vững mạnh đó chính là sự gắn kết giữa các thành viên
• Làm sao để mỗi người trong tổ chức đều cảm thấy bản thân có giá trị và quan trọng.

Đối tượng tham gia team building

• Từ các công ty lớn, doanh nghiệp lớn đến những tổ chức, doanh nghiệp nhỏ.
• Những người tham gia teambuilding có thể là những nhóm nhỏ từ 5-10 người , 10-50 người hoặc thậm chí lớn hơn 100 người.
• Hoạt động team building được các công ty rất chú trọng, thường xuyên tổ chức định kỳ hàng năm nhằm củng cố nhân sự của mình.

Xem thêm: Cung cấp dịch vụ âm thanh ánh sáng

Có nhiều người nhận xét team building chỉ đơn giản là những trò chơi nhỏ cho mọi người cũng chơi?. Thực chất team building không chỉ là gắn kết, team building còn mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn.

• Tạo cho các thành viên quen dần với việc tập trung vào mục tiêu chung.
• Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ.
• Đối với những tổ chức quy mô nhân viên lên tới hàng trăm, hàng nghìn người thì đây là cơ hội để mọi người được gặp sếp, gặp đồng nghiệp và tiếp xúc với họ.
• Sự giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức càng trở nên thân thiện hơn.
• Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ.
• Hỗ trợ truyền thông nội bộ đưa thông tin mới đến với mọi người.
• Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và phát huy sự sáng tạo, nỗ lực giành chiến thắng trong mọi khó khăn, thử thách
• Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đạt được mục tiêu lớn hơn.

Các bước tổ chức team building hoàn hảo

Để tổ chức một chương trình team building hoàn hảo không hề đơn giản, bạn phải có một lượng kiến thức và kĩ năng nhất định khi đảm nhiệm trách nhiệm gánh vác chương trình.

Lập kế hoạch tổ chức team building

Điều đầu tiên khi tiến hành bất kỳ một chương trình này, bạn cần phải có một bản kế hoạch chi tiết. Không phải ai cũng có thể tổ chức một chương trình team building cho công ty hoàn hảo ,kể cả những nhà tổ chức team building chuyên nghiệp. Để không bỏ sót bất cứ ý tưởng nào và tạo ra một chương trình team building phù hợp với doanh nghiệp nhất, bạn cần phải làm theo những bước như sau:

 1. Xác định vấn đề của doanh nghiệp

Những doanh nghiệp tìm đến team building thường được phân chia thành những loại sau :

• Doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp mới thành lập
• Những doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ.

Mỗi một loại hình doanh nghiệp đều tồn tại những vấn đề riêng, và cần tìm đến một giải pháp tối ưu để cải thiện, đó chính là team building.

Đối với doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông thường là cấp tập đoàn

• Những nhân viên trong doanh nghiệp này chỉ biết phòng ban và bộ phận của mình
• nhiều người thậm chí mặt mũi sếp tổng như thế nào cũng không hình dung ra được.

Teambuilding cho doanh nghiệp này mục đích chính là phải nhấn mạnh vào :

• Sự gắn kết giữa các phòng ban
• Ban lãnh đạo, tạo cơ hội được giao lưu, kết hợp và sáng tạo với nhau.

Nếu là doanh nghiệp mới thành lập

• Vấn đề thường rơi vào những vấn đề giữa các nhóm nhỏ, tách lẻ trong công ty.
• Hoạt động team building diễn ra sẽ cải thiện vấn đề này,
• Gắn kết những nhóm nhỏ trong công ty thành một nhóm lớn,
• Tạo sự đoàn kết của từng cá nhân nhỏ lẻ với nhau.

Với doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ,

• Cần bắt đầu tìm hiểu nguyên nhân sâu xa
• Lên những ý tưởng team building có tính chất cọ xát giữa các đội
• Bắt buộc phải đoàn kết mới có thành công.

Việc xác định vấn đề của doanh nghiệp vì thế mà rất quan trọng, nó là yếu tố tiên quyết để bạn lên một ý tưởng chương trình khung phù hợp nhất với doanh nghiệp và văn hóa nội bộ cũng như tình hình thực tế của họ.

Xem thêm: Kinh Nghiệm Tổ Chức Teambuilding

2. Ý tưởng thực hiện team building

Để lên ý tưởng thực hiện teambuilding, mặc dù bản thân bạn là người sáng tạo nhưng cũng đừng nên ôm đồm một mình. Và cần phải :

• Tổ chức họp bàn để làm việc với đồng đội của mình để đưa ra ý tưởng thực hiện chương trình tốt nhất.
• Bởi có thể ý tưởng của bạn hay nhưng ý tưởng của người khác lại phù hợp hơn với doanh nghiệp khách hàng của bạn thì sao?

3. Xác định thời gian thực hiện team building

Bạn cần xác định rõ ràng thời gian tổ chức chương trình team building ít nhất là 1 tháng trở lên để:

• Có thể chuẩn bị kĩ càng về ngân sách,
• Thiết kế,
• Ăn ngủ nghỉ cho các thành viên trong đoàn.

Nếu bạn quyết định thời gian càng sớm, việc phát triển một chương trình team building sẽ thuận lợi, không bị gấp gáp, và có thể giải quyết ổn thỏa mọi vấn đề phát sinh.

4. Quyết định ngân sách

Ngân sách cũng là một trong những yếu tố quyết định một chương trình team building.

Bạn nên làm một bản dự trù ngân sách chi tiết theo từng đầu mục:

• Phương tiện di chuyển,
• Ăn ngủ nghỉ,
• Truyền thông,
• Chụp ảnh, quay phim
• Standee, background, poster, gametools…

Nếu bạn có bản dự trù ngân sách chi tiết và không bị phát sinh quá nhiều trong quá trình thực hiện chương trình, bạn đã thành công 80%.

5. Chọn địa điểm tổ chức team building

Địa điểm tổ chức team building ảnh hưởng lớn đến việc bạn sẽ chơi gì, chơi như thế nào. Thường khi tổ chức một chương trình team building, bạn sẽ phải khảo sát và lựa chọn địa điểm rồi mới đến suy tính đến chơi gì.

Địa điểm tổ chức teambuilding sẽ chia ra 2 thể loại địa điểm là trong nhà và ngoài trời. Hãy dựa vào ngân sách, concept chương trình, số lượng thành viên trong công ty ..để quyết định một địa điểm hoàn hảo nhất.

Nếu bạn đang ở Hà Nội thì các địa điểm tổ chức teambuilding ở Hà Nội bên dưới sẽ là gợi ý hữu ích cho bạn:

Các bước thực hiện chi tiết 

Sau khi đã lập kế hoạch ,hãy bắt tay vào thực hiện chi tiết để có một chương trình team building thành công nhé! . Các bạn cũng đừng quên thực hiện từng bước chi tiết đồng thời thường xuyên kiểm tra lại kỹ càng trong quá trình thực thi để bám sát ngân sách và mục tiêu của chương trình nữa đấy.

1.Truyền thông rộng rãi trong công ty 

Bước đầu tiên phải tiến hành khi bắt tay thực hiện chi tiết chương trình team building chính là:

• Việc truyền thông nội bộ rộng rãi cho mọi thành viên trong công ty về chương trình sắp tới.
• Những người đăng ký có thực sự muốn đi hoặc hào hứng rủ thêm những người khác hay không.

Ngoài việc truyền thông về chương trình, hãy kêu gọi cả những tiết mục “cây nhà lá vườn” của chính những thành viên trong công ty . Càng nhiều tiết mục đóng góp sẽ càng tạo thêm sự gắn bó giữa các thành viên.

Ngoài ra, nhớ trích 1 khoản nho nhỏ trong ngân sách để làm quà tặng hấp dẫn nhiều tiết mục đặc sắc và hiếm có nhé.

Thường một chương trình team building là để gắn kết, vì thế nếu truyền thông của bạn có thể vận động được tất cả mọi người tham gia là chương trình đã thành công một nửa rồi đó. Nếu nhân dịp team building lần này để quảng bá sản phẩm hay muốn PR một thứ gì đó thì bạn phải chuẩn bị thật kỹ tất cả tư liệu, nội dung trước, trong và sau sự kiện để đạt được hiệu quả tốt nhất.

2. Tạo danh sách thành viên tham dự

Việc tiên quyết trước khi nhân sự bắt đầu quyết định việc thuê xe mấy chỗ, ở bao nhiêu phòng, đặt nhà hàng có sức chứa bao nhiêu người… đó là tạo danh sách thành viên tham dự. Bạn phải là người nắm rõ nhất số lượng người tham dự có những ai, bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có đi kèm với gia đình hoặc người thân hay không… từ đó mới có thể quyết định các đầu mục công việc còn lại.

Có bao nhiêu người tham dự phụ thuộc vào việc truyền thông nội bộ về chương trình team building sắp tới có thực sự hiệu quả hay không? Từ đó bạn cũng rút ra được những kinh nghiệm và sửa đổi.

3. Lựa chọn phương tiện di chuyển

• Nếu nhóm bạn là nhóm nhỏ, gồm nhiều bạn trẻ, địa điểm không quá xa thì việc đi xe máy sẽ là lựa chọn hợp lý và tiết kiệm nhất.
• Nếu bạn là nhóm lớn hoặc nhóm có nhiều người trung niên, địa điểm phải di chuyển xa thì xe ô tô là lựa chọn phù hợp nhất.
• Nếu bạn được phép sử dụng chi phí lớn cho mục này lại phải di chuyển xa, hãy mạnh dạn đặt máy bay để mọi người có sự thoải mái nhất nhé.

4. Đặt phòng nghỉ

Trước tiên bạn phải xác định thành viên đi :

• Có bao nhiêu nam,
• Bao nhiêu nữ,
• Có bao nhiêu người muốn ở riêng tư,
• Có ai là gia đình muốn ở cùng nhau không…

Từ đó, bạn mới có thể liệt kê ra số phòng. Sau cùng, bạn chỉ việc lựa chọn:

• Khách sạn,
• Nhà nghỉ hoặc homestay phù hợp với chi phí và số lượng phòng dự kiến mà thôi.

Lưu ý: việc đặt phòng nghỉ phải được thực hiện càng sớm càng tốt nếu công ty / đội nhóm của bạn đông người (>50 thành viên). Lý do đó là sẽ “cháy phòng nghỉ” vào những dịp cuối tuần hay lễ tết.

5. Đặt địa điểm ăn uống

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng trong một chương trình team building. Địa điểm ăn uống không chỉ là một nơi nhìn có :

• Phong cảnh đẹp
• Phục vụ tốt
• Chi phí phù hợp
• Phải là nơi có đồ ăn ngon
• Chất lượng đồ ăn ngon
• Tránh tình trạng các thành viên chơi team building xong đói và mệt nhưng lượng thức ăn không đủ.

 6. Xây dựng timeline chương trình

Nếu bạn không có một timeline cụ thể, chính bạn cũng cảm thấy hoang mang không biết mình và các thành viên trong đoàn sẽ làm những gì trong ngày team building ấy. Sau khi hoàn tất các bước:

• Đặt xe
• Nơi nghỉ ngơi
• Đồ ăn

xây dựng một khung thời gian cho chương trình team building :

• Thời gian xuất phát
• Thời gian ăn uống,
• Thời gian nghỉ ngơi,
• Thời gian biếu diễn các tiết mục văn nghệ
• Thời gian chơi team building. Càng chi tiết thì mọi người cũng có thể tự phân bổ hợp lý thời gian cho mình.

7. Xây dựng kịch bản trò chơi team building

Việc xây dựng kịch bản trò chơi team building là dễ với các công ty chuyên tổ chức sự kiện nhưng lại thật khó với những người tự tổ chức. Tổ chức trò chơi team building theo kịch bản:

• Phải thật vui
• Phải mang ý nghĩa
• Gắn kết tất cả mọi người.

Càng nhiều các trò chơi trong nhà hay tổ chức các trò chơi ngoài tròi hay, mới lạ và thú vị sẽ đem lại nhiều hiệu quả, sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.

8. Chuẩn bị các dụng cụ chơi team building

Bước này được thực hiện nếu các bạn là người tự tổ chức chương trình team building. Dụng cụ cần chuẩn bị phụ thuộc vào việc bạn chơi gì, chơi ở đâu, không gian như thế nào?.Dụng cụ chơi team building là bắt buộc với một số trò chơi, bạn có thể có ý tưởng xuất xắc nhưng khi thực hiện lại sử dụng những gametools oặt ẹo, nhăm nhúm thì tất cả ý tưởng của bạn đều đổ sông đổ bể.

Một số dụng cụ thường thấy đó là: áo team, loa, mic…Khi lên xong ý tưởng trò chơi, bạn có thể thuê đồ ở các công ty tổ chức team building lớn.

Xem thêm: Cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện

9. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham dự

Tất nhiên, bạn không thể ôm đồm mọi thứ làm một mình. Bạn có thể là người lên các nội dung tốt nhưng bạn không thể một mình sắp xếp từ truyền thông, thiết kế, in ấn đến thuê đồ, chia team, MC, chụp ảnh…Hãy lên chi tiết công việc cho từng thành viên, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính, ai là người hỗ trợ, chi tiết công việc gồm những gì?

10. Thuê ekip chụp ảnh, quay video chuyên nghiệp

Xem thêm: Cung cấp quay phim chụp ảnh sự kiện

Đây là bước không bắt buộc vì bạn hoàn toàn có thể phân công nhiệm vụ chụp ảnh cho 1 thành viên trong công ty. Tuy nhiên nếu muốn có những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp và có đầy đủ thành viên thì việc thuê 1 ekip có kinh nghiệm cũng là một ý tưởng không tồi.

Những bức ảnh đẹp chính là kết quả của một chương trình team building thành công. Sếp của bạn không chỉ muốn tổ chức team building không chỉ là gắn kết, xả stress… mà hơn cả là muốn lưu giữ những kỉ niệm cùng nhau bằng những bức hình, những thước phim. Đồng thời dùng đó làm các ấn phẩm truyền thông mạnh mẽ về sau cho chính tổ chức/đội nhóm của mình.

Tổng kết sau chương trình team building 

Sau khi chương trình team building kết thúc thì có 2 công việc bạn vẫn cần làm đó chính là:

• Tổng kết
• Rút kinh nghiệm sau khi kết thúc chương trình
• Nhấn mạnh vào dư âm của chương trình, khiến mọi niềm vui đọng lại cả những ngày sau nữa.
• Hãy tạo hiệu ứng
• Nhấn mạnh lại những hoạt động mà các thành viên trong công ty vừa tạo ra từ chuyến đi vừa rồi để họ thêm gắn kết với nhau nhé.

1. Tạo album hình ảnh và video

Sau khi thuê ekip chụp ảnh và quay phim thì bạn cần lưu giữ và thiết kế những “kỉ niệm đáng nhớ”trong chương trình team building:

• Tạo album trên facebook (trên fanpage và trong group chung)
• Rửa một số hình ảnh điển hình như ảnh chung của cả doanh nghiệp và ảnh các nhóm, phòng ban
• Để ảnh trên file chung để mọi người có thể lưu về làm “của riêng”.

2. Chia sẻ rộng, truyền thông mạnh mẽ

Xong chương trình bạn phải có một bài truyền thông

• Về nội dung
• Hình ảnh của chương trình Teambuilding để làm một tư liệu

Đảm bảo rằng khi bạn hoàn thành bài viết này thì mọi người sẽ càng hưởng ứng nhiệt tình, điều đó chính là team building đang rất hiệu quả rồi đấy.