Bí quyết để tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Những năm gần đây thì các sự kiện âm nhạc ngày càng được ưa chuộng và là liều thuốc tinh thần không thể thiếu, thu hút đông đảo người tham gia đặc biệt là giới trẻ. Tổ chức một sự kiện âm nhạc thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nỗ lực không ngừng nhưng đây lại chính là thời cơ vàng để lan tạo độ nhận diện của nghệ sĩ, các nhà tài trợ có cơ hội quảng cáo sản phẩm của mình ở quy mô vô cùng lớn. Hãy cùng BSG Event điểm qua một vài bí quyết để tổ chức một sự kiện âm nhạc thành công nhé!

Xây dựng ý tưởng chủ đề cho sự kiện âm nhạc

Có rất nhiều ý tưởng để tổ chức một sự  kiện âm nhạc độc đáo và các nhà khai thác tổ chức phải lựa chọn chủ đề sao cho phù hợp nhất. Đây đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ và thu hút sự quan tâm của khán giả tham gia. Có rất nhiều thể loại âm nhạc như EDM, chèo, tuồng, dân gian, nhạc trẻ, nhạc trữ tình,.. mỗi loại đều phù hợp với đối tượng khan giả khác nhau.

Nhà tổ chức có thể lựa chọn kết hợp để tăng tính đa dạng và thu hút nhiều khan giả tham gia hơn. Hình thành nên những ý tưởng độc đáo, thu hút được nhiều người tham gia cũng như sự chú ý của báo chí sẽ giúp cho sự kiện âm nhạc trở nên hấp dẫn và thành công hơn.

Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện

Việc lên kịch bản chi tiết cho sự kiện yêu cầu rất nhiều chất xám bỏ ra đổi lại giúp cho doanh nghiệp bám sát theo để thực hiện, cũng như tránh được những rủi ro không đáng có. Kịch bản chi tiết giúp ban tổ chức có kế hoạch rõ ràng, bài bản cho mọi khâu của sự kiện – từ thời gian biểu, sắp xếp sân khấu, chương trình biểu diễn, đến phân công nhiệm vụ cho các nhân sự. Lên kịch bản về âm thanh, hình ảnh, các hiệu ứng sân khấu,… chạy ra sao và hoạt động thế nào cũng là một ý tưởng không tồi đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất.

Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Với những sự kiện âm nhạc nhỏ thường được tổ chức trong các trung tâm, hội nghị cộng đồng, nhà hát lớn,… còn với quy mô lớn hơn nên chọn các địa điểm ngoài trời có không gian thoáng đãng, rộng rãi để mọi người có thể tận hưởng cùng nhau nhún nhảy hòa theo nhịp điệu âm nhạc. Vì vậy cần lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp với ngân sách và quy mô sự kiện.

Về thời gian tổ chức cần được cân nhắc kỹ lưỡng, tránh trùng lặp với các sự kiện khác và phù hợp với lịch trình của khán giả mục tiêu.

Quá trình thực hiện

Sau khi đã lập kịch bản chi tiết cho sự kiện âm nhạc bước đầu ban tổ chức sẽ phải xin giấy phép biểu diễn và liên lạc với các bên liên quan. Sau đó ban tổ chức sẽ phân công rõ ràng các nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên dựa trên kịch bản. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về một khâu như: quản lý sân khấu, điều phối nghệ sĩ, kiểm soát âm thanh, ánh sáng,…

Dựa trên kịch bản, ban tổ chức sẽ xây dựng chiến lược truyền thông và tiếp thị sự kiện. Triển khai các hoạt động quảng bá như: thiết kế poster, banner, sử dụng các kênh truyền thông online/offline. Trên những trang này, mọi thông tin và diễn biến của chương trình đều được cập nhật nhanh chóng . 

Trong quá trình diễn ra sự kiện cả đội tổ chức phải toàn tâm toàn lực phối hợp với nhau để quản lí chương trình nên dùng bộ đàm để liên lạc với nhau giải quyết những sự cố xảy ra không đáng có ngay lập tức.

Kết thúc chương trình

Sau khi sự kiện âm nhạc kết thúc bạn nên có lời cảm ơn đến các nhà tài trợ, nhà tổ chức đã đồng hành trong suốt quá trình diễn ra sự kiện trên các trang mạng xã hội để tạo được thiện cảm với mọi người cũng như thể hiện sự chuyện nghiệp. Đồng thời ban tổ chức sẽ họp đánh giá lại quá trình tổ chức, những điểm thành công và hạn chế. Từ đó, rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho các sự kiện tương lai.

Nếu quý khách hàng đang có nhu cầu thuê tổ chức sự kiện âm nhạc hãy liên hệ ngay BSG Event để được tư vấn trực tiếp với mức giá hợp lí nhất. Chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín hàng đầu, nhiều năm kinh nghiệm, luôn đổi mới sáng tạo hứa hẹn sẽ đem đến bữa tiệc âm nhạc hoàn hảo nhất.